Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie den Benefit aktivieren können und wie die Auszahlung des Essenszuschusses erfolgt. 

• Grundlagen und Wissenswertes zum Essenszuschuss und der 15-Tage-Regelung (ab 1.1.2026)
• Aktivierung für Mitarbeiter & Konfiguration des Budgets
• Deaktivierung des Essenszuschuss-Benefits
• Benefit pausieren 
• Integration zur Lohnbuchhaltung / Auszahlung des Essenszuschusses
• Behandlung von Teilzeitbeschäftigten, Auszubildenden und sonstigen Mitarbeitern
• Belegprüfung im Arbeitgeber-Portal
• Weitere Möglichkeiten der Steuereinsparung
• Rechtliche Grundlagen (Infos für Steuerberater)

Grundlagen und Wissenswertes zum Essenszuschuss und der 15-Tage-Regelung (ab 1.1.2026) 

Generell gilt: Es ist erlaubt, jedem Mitarbeiter an jedem Arbeitstag eines Monats das Mittagessen mit maximal 7,67 € (ab 1.1.2026, 2025: 7,50€) zu bezuschussen, auch an mehr als 15 Tagen. Allerdings verlangt der Gesetzgeber in diesem Fall eine lückenlose Dokumentation der tatsächlich gearbeiteten Tage sowie der Krankheits- und Urlaubstage. Um den Verwaltungsaufwand gering zu halten, wurde die pauschale 15-Tage-Regelung eingeführt, die auch bei Probonio zur Anwendung kommt. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass ein durchschnittlicher Vollzeitbeschäftigter abzüglich Krankheits- und Urlaubstagen auf mindestens 15 Arbeitstage im Monat kommt. Wird der Essenszuschuss maximal 15-mal im Monat gewährt, entfällt die Nachweispflicht und damit auch erheblicher Arbeitsaufwand für das Personalmanagement.

Bei einem täglichen Zuschuss von 7,67 € an 15 Arbeitstagen mit pauschaler Versteuerung durch den Arbeitgeber, steht jedem Mitarbeiter so monatlich ein Betrag von maximal 115,05 € als Essenszuschuss zur Verfügung.

Im Zuge der 15-Tage-Regelung kann der Anspruch von Teilzeitbeschäftigten unter Umständen geringer ausfallen. Im letzten Kapitel stellen wir Ihnen daher mehrere Beispiele vor, wie Sie den Essenszuschuss richtig berechnen.

Aktivierung für Mitarbeiter & Konfiguration des Budgets

Um einem Mitarbeiter den Benefit Essenszuschuss zur Verfügung zu stellen, müssen Sie den Benefit zunächst freischalten. Öffnen Sie dazu zunächst das Menü oben links und wählen dann den Reiter Essenszuschuss > Mitarbeiter.

Sie können den Reiter Essenszuschuss nicht wählen? Wenden Sie sich direkt an Ihren persönlichen Ansprechpartner. Gerne gibt dieser die Sektion für Sie frei.

Wechseln Sie nun zur Spalte Benefit inaktiv.

Wählen Sie nun alle Mitarbeiter aus, für die Sie den Benefit konfigurieren möchten, und klicken Sie auf den Button Jetzt für Mitarbeiter konfigurieren.

Tipp: Um alle Mitarbeitenden gesammelt auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben “Mitarbeiter”.

Ergänzen Sie in dem sich öffnenden Pop-up-Fenster die gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Aktivieren ab.

Standardmäßig ist der aktuelle Monat als Starttermin und der Betrag von 7,67 € bei 15 Mahlzeiten voreingestellt. Sie haben die Möglichkeit, Start- und Enddatum, den monatlichen Betrag und alle weiteren Einstellungen individuell festzulegen. Wenn Sie kein Enddatum festlegen, erhält der Mitarbeiter fortlaufend jeden Monat automatisch das festgelegte Mahlzeiten-Budget. Die Behandlung von Teilzeitbeschäftigten und weitere Möglichkeiten der Steuereinsparung erklären wir am Ende dieses Kapitels gesondert.

Ihre Mitarbeiter werden nun automatisch in die Spalte Benefit aktiv verschoben. Informationen zum Betrag und dazu, ab wann der Benefit aktiv ist, werden automatisch in der Übersicht ergänzt:

Sobald der gewählte Benefit für einen Mitarbeiter nutzbar ist, wird dies durch eine farbliche Hinterlegung auf der Hauptseite dargestellt.

Tipp: Nutzen Sie mit Probonio den Essenszuschuss, um Mitarbeitern einen Anreiz zu schaffen, häufiger ins Büro zu kommen.

Bieten Sie den Essenszuschuss in Ihrem Unternehmen lediglich für Mahlzeiten im Office an, könnte dies ein Argument für Ihre Mitarbeiter sein, wieder vermehrt im Büro zu arbeiten. Auch wenn Sie den Essenzuschuss nur für Tage gewähren, an denen die Mitarbeiter im Office arbeiten, kann das zu einer erhöhten Büroarbeitsquote beitragen, weil der Essenszuschuss von 7,67 € die Arbeit im Büro deutlich attraktiver macht!

Deaktivierung des Essenszuschuss-Benefits

Falls ein Mitarbeiter keinen Benefit mehr erhalten soll, können Sie die Deaktivierung direkt in Arbeitgeber-Portal vornehmen. Klicken Sie dazu auf Mitarbeiter (unter Dashboard) und anschließend auf die E-Mail-Adresse des Mitarbeiter, für den Sie den Benefit deaktivieren möchten. Sie befinden sich nun im Profil des Mitarbeiters und können den Benefit stoppen, in dem Sie das Stopp-Icon betätigen.

Nun können Sie wählen, ob Sie den Benefit baldmöglichst deaktivieren möchten, oder eine Deaktivierung planen wollen.

Benefit pausieren 

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Benefit für einen bestimmten Zeitraum zu pausieren. 

Gehen Sie dazu unter den entsprechenden Benefit auf Mitarbeiter und in die Spalte Benefit aktiv. Dort wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken oben rechts aus Konfiguration für x Mitarbeiter ändern 

Danach öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter Benefit pausieren und geben Sie dort den gewünschten Zeitraum ein, in dem der Benefit nicht aktiviert sein soll. 

Sie haben auch die Möglichkeit, diese Einstellung direkt im Mitarbeiter-Profil zu ändern. 

Gehen Sie dazu unter Stammdaten und wählen Sie dort den entsprechenden Mitarbeiter aus. 

Klicken Sie beim Benefit, den Sie vorübergehend pausieren wollen, rechts auf das kleine Stopp-Zeichen. 

Nun öffnet sich wieder ein Fenster, in dem der gewünschte Pausierungs-Zeitraum eingetragen werden kann. 

Wenn Sie Ihre Einstellungen dann mit Speichern übernommen haben, können Sie unter dem Mitarbeiter-Profil sehen, dass der Benefit nur noch bis zu einem bestimmten Zeitraum aktiv ist und dann wieder ab dem von Ihnen gewünschten Monat neu aufgelistet wird. 

Integration in der Lohnbuchhaltung / Auszahlung des Essenszuschusses

Für Ihre Lohnbuchhaltung erhalten Sie eine monatliche Abrechnung aller eingelösten Essensmarken Ihrer Mitarbeiter als schnittstellenoptimierten Import-Datei. Somit können Lohnbuchhalter oder Steuerberater die relevanten Daten effizient und sicher in gängige Lohnprogramme übermitteln.

Der Essenszuschuss wird stets im Folgemonat mit der Gehaltsabrechnung verbucht. Die Import-Datei für die Lohnbuchhaltung / Steuerkanzlei können Sie ab dem 7. Tag herunterladen. Die Steuerkanzlei benötigt den Export meist bis zum 20. des Folgemonats. D.h. im Juli eingereichte Belege, werden mit der Lohnüberweisung im August ausgezahlt.

Nach der Einrichtung und dem ersten Download können Sie den automatischen monatlichen Versand an bis zu drei E-Mail-Adressen aktivieren. So ist sichergestellt, dass der Essenszuschuss stets rechtzeitig abgerechnet wird.

Setzen Sie unbedingt den Haken bei Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken
Wann Sie den Report erhalten, sehen Sie unter Essenszuschuss und dann Einstellungen. 

Gerne steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner bei der Einrichtung der Integration zur Verfügung. Auf Wunsch erhalten Sie zudem eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einmaligen Konfiguration Ihres Lohnprogramms.

Falls das Buchhaltungssystem geändert wurde, wenden Sie sich bitte an den Probonio-Support und wir nehmen diese Änderung für Sie vor. Alle Angaben zu Lohnarten sowie E-Mail-Adressen etc. können Sie anschließend selbst beim jeweiligen Benefit einpflegen.

Die allermeisten Steuerkanzleien verwenden DATEV. Von DATEV gibt es zwei Programme zur Lohnabrechnung: LODAS und Lohn & Gehalt. In beiden Fällen müssen Sie zunächst die Beraternummer und Mandatennummer anfordern. Diese Daten müssen Sie zur einmaligen Konfiguration der Integration im Arbeitgeber-Portal hinterlegen. Klicken Sie hierzu wiederum auf Essenszuschuss und anschließend auf Lohndaten-Export. In den Einstellungen für den Lohndaten-Export können Sie nun alle benötigten Informationen ergänzen.

Probonio bietet eine einfache Integration mit DATEV LODAS, DATEV Lohn & Gehalt, SAP, Sage, Lexware, Agenda sowie mit vielen weiteren Lohnabrechnungssystemen. Sollten Sie ein anderes Lohnabrechnungssystem verwenden, kommen Sie auf uns zu! Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung.

Behandlung von Teilzeitbeschäftigten, Auszubildenden und sonstigen Mitarbeitern

Für Teilzeitbeschäftigte ist im Zuge der 15-Tage-Regelung der Essenszuschuss entsprechend der Arbeitstage zu reduzieren. Dabei kommt es weniger darauf an, wie viele Arbeitsstunden pro Woche zu leisten sind, sondern vielmehr darauf, auf wie viele Wochentage sich die Arbeitszeit verteilt.

1. Beispiel: Arbeitet ein Mitarbeiter an 3 Tagen in der Woche 8 Stunden, so erhält er entsprechend für 9 Tage des Monats den Essenszuschuss (15 : 5 x 3 = 9 Tage) in der von Ihnen gewünschten Höhe.
2. Beispiel: Arbeitet ein Mitarbeiter an 5 Tagen in der Woche jeweils nur 6 Stunden, steht ihm trotzdem für die vollen 15 Tage der Essenszuschuss zu. Hier ist es im Zuge der Gleichbehandlung eventuell sinnvoll, stattdessen den Erstattungsbetrag auf 5,75 € zu reduzieren (7,67 € : 40 x 30 = 5,75€).

Auszubildende können den Essenszuschuss in voller Höhe erhalten, da sie in der Regel an 5 Tagen in der Woche arbeiten. Da Auszubildende kaum Abgaben zu bezahlen haben, hat der steuerliche Aspekt hier weniger Auswirkung. Allerdings können Sie z.B. für Auszubildende mit tarifvertraglich geringen Vergütungen durchaus einen Bonus schaffen, der positiv auffällt.

Belegprüfung im Arbeitgeber-Portal

Zu Probonio-Service für Sie gehört, dass wir die Belegprüfung für Ihre Firma übernehmen. Darüber hinaus haben Sie im Arbeitgeber-Portal die Möglichkeit, Belege selbstständig zu prüfen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, Belege jederzeit selbst zu bearbeiten, basierend auf Ihren individuellen Entscheidungen.

Beachten Sie: Wenn die eigenständige Prüfung durch den Arbeitgeber erfolgt, entfällt die Überprüfung durch unser Belegprüfungsteam.

Um Belege prüfen zu können, gehen Sie zum Reiter Essenszuschuss in Belege. Hier können Sie den aktuellen Monat auswählen und über das Beleg-Icon rechts den Beleg prüfen.

Der Beleg erscheint jetzt auf der rechten Seite. Sie können nun entscheiden, ob Sie diesen Beleg ablehnen oder akzeptieren möchten.

Wichtig: Sobald Sie die Belege eigenständig prüfen, werden diese nicht mehr von Probonio geprüft.

Wählen Sie eine der beiden Optionen.

Wichtig: Wenn Sie einen Beleg ablehnen, ist ein Ablehnungsgrund erforderlich, damit Sie fortfahren können.

Der Beleg wird nun mit Beleg freigegeben / Beleg abgelehnt angezeigt. Damit ist die Prüfung abgeschlossen.

Bei Bedarf können Sie auch bereits von Probonio geprüfte Belege akzeptieren/ablehnen.

Wählen Sie dazu wieder am Ende der Zeile das Beleg-Icon. Auch hier erscheint der Beleg am rechten Rand und kann entsprechend bearbeitet werden.

Wichtig: Wenn Sie einen Beleg ablehnen, ist ein Ablehnungsgrund erforderlich, damit Sie fortfahren können.

Sobald Sie die Belege eigenständig prüfen, werden diese nicht mehr von Probonio geprüft.

Weitere Möglichkeiten der Steuereinsparung

Sicherlich ist Ihnen im Zuge der Benefit-Aktivierung die Checkbox Pauschalversteuerung komplett vermeiden aufgefallen:

Für Erstattungsbeträge zwischen 7,67 € und 12,24 € (2025: 7,50 € und 11,90 €) entsteht den Mitarbeitern ein geldwerter Vorteil, der versteuern ist. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird die Pauschalversteuerung ausgeschaltet und der Mitarbeiter erhält nur einen reduzierten Zuschuss. Der volle Zuschuss von 7,67 € (2025: 7,50 €) wird erst ab einem Gesamtbetrag von 12,24 € (2025: 11,90 €) pro Mahlzeit ausgezahlt.

Wir empfehlen daher stets die Möglichkeit der maximalen Erstattung, um einen tatsächlich spürbaren Mehrwert zu schaffen, der auch bei ihren Mitarbeitern ankommt!

Rechtliche Grundlagen (Infos für Steuerberater)

Beim Essenszuschuss von Probonio handelt es sich aus rechtlicher Sicht um digitale Essensmarken. Die gesetzlichen Grundlagen für die digitalen Essensmarken wurden am 02.02.2016 geschaffen. Daher sind viele Steuerberater noch nicht im Detail mit der Abrechnung und den steuerrechtlichen Grundlagen der Essensmarken vertraut. Im Folgenden sind daher die relevanten Gesetzesgrundlagen zusammengefasst:

• § 8 Abs. 2 EStG
• § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EstG (Pauschale Lohnsteuer auf Zuschüsse zu Mahlzeiten)
• R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR (Infos zu den Anforderungen bei Essensmarken und Kantinen)
• BMF-Schreiben vom 18.01.2019 - IV C 5 - S 2334/08/10006-01 BStBl 2019 I S. 66 (digitale Essensmarken)
• BMF-Schreiben vom 10.12.2024 (Sachbezugswerte für 2025)