Was ist der steuerfreie Essenszuschuss?

Was ist der Sachbezugswert für Verpflegung für den Essenszuschuss 2026?

Wie bleibt der Essenszuschuss 2026 steuerfrei?
Für welche Mitarbeiter kann der Essenszuschuss eingesetzt werden?
Kann ich zusätzlich zur Kantine auch einen Essenszuschuss per App anbieten?
Kann ich neben dem Essenszuschuss auch andere Benefits wie den steuerfreien Sachbezug anbieten?
Wie hoch ist der monatliche Aufwand für die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung?
Wie profitieren Arbeitgeber vom digitalen Essenszuschuss?

Was passiert, wenn ich zwischen "Maximale Erstattung nutzen" und "Pauschalversteuerung komplett vermeiden" wechsle?

Was ist der steuerfreie Essenszuschuss?

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern durch den steuerfreien Essenszuschuss, auch bekannt als Verpflegungszuschuss, finanzielle Unterstützung beim Mittagessen an Arbeitstagen bieten. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, diesen Zuschuss sowohl in der internen Kantine als auch außerhalb des Unternehmens in nicht betrieblichen Einrichtungen zu nutzen.
Um den Zuschuss zu ermöglichen, können Arbeitgeber entweder Papier-Essensmarken wie Essensgutscheine ausgeben oder die moderne Variante digitaler Essensmarken anbieten. Die Verwendung digitaler Essensmarken erleichtert den Einsatz des Zuschusses erheblich, da er in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt genutzt werden kann. Dadurch haben auch Arbeitnehmer im Homeoffice die Möglichkeit, kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten zu erhalten.

Was ist der Sachbezugswert für Verpflegung für den Essenszuschuss 2026?

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, den Zuschuss zum Mittagessen steuerbegünstigt über den Sachbezugswert für Verpflegung abzurechnen. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die den Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt gewährt werden und nicht in Form von Geldleistungen erfolgen.
Für Verpflegung beträgt der Sachbezugswert im Jahr 2026 4,57 Euro pro arbeitstägliche Mittagessen oder Abendessen. Arbeitgeber können den Sachbezugswert für Verpflegung um maximal 3,10 Euro aufstocken. Somit setzt sich der Essenszuschuss für Mitarbeiter im Jahr 2026 aus zwei Teilen zusammen:
• Sachbezugswert: 4,57 Euro (möglicherweise pauschal zu versteuern)
• Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro

Wie bleibt der Essenszuschuss 2026 steuerfrei?

Der Zuschuss fürs Mittagessen ist unter Einhaltung der Grenzen und steuerrechtlichen Regeln für Mitarbeiter steuerfrei. Der Essenszuschuss bleibt 2026 auch für Arbeitgeber steuerfrei, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts (Sachbezug Mittagessen 4,57 Euro) oder mehr auf die Kosten der Mahlzeit leistet. Zahlt der Arbeitgeber den maximalen Zuschuss von 7,67 Euro aus, bleibt der Essenszuschuss für Mahlzeiten somit ab 12,24 Euro steuerfrei (unabhängig von der gewählten Variante). Die Grenze von 12,24 Euro für den steuerfreien Essenszuschuss berechnet sich wie folgt: 7,67 Euro + 4,57 Euro.
Auch für günstigere Mahlzeiten lässt sich der Essenszuschuss steuerfrei realisieren, wenn die Erstattung durch den Arbeitgeber so weit reduziert wird, dass der Eigenanteil vom Mitarbeiter mindestens 4,57 Euro beträgt. Probonio bietet hier die Möglichkeit für beide Varianten an.

Für welche Mitarbeiter kann der Essenszuschuss eingesetzt werden?

Generell kann der Essenszuschuss für jeden Mitarbeiter eingesetzt werden, sprich Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Werkstudent, Auszubildende und Mini-Jobber

Kann ich zusätzlich zur Kantine auch einen Essenszuschuss per App anbieten?

Wenn die Kantine bereits das Mittagessen bezuschusst, darf der Essenszuschuss nicht zusätzlich zum Kantinenzuschuss gewährt werden. Mitarbeiter, die keinen Zugang zur Kantine haben, weil sie sich z.B. an einem Standort ohne Kantine befinden, können dafür den Essenszuschuss von Probonio nutzen.

Kann ich neben dem Essenszuschuss auch andere Benefits wie den steuerfreien Sachbezug anbieten?

Da Benefits wie der Sachbezug oder die Internetpauschale unter andere steuerliche Regelungen fallen, können diese problemlos auch parallel zum steuerfreien Essenszuschuss angeboten werden. Dies hat keine nachteiligen Auswirkungen auf die Steuervorteile des Essenszuschusses.

Wie hoch ist der monatliche Aufwand für die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung?

Probonio wurde entwickelt, um das Thema Mitarbeiter-Benefits für Unternehmen deutlich zu vereinfachen und dabei gleichzeitig die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten.
Ihr persönlicher Ansprechpartner unterstützt Sie kontinuierlich während der Einrichtung. Das Onboarding lässt sich je nach Unternehmensgröße in einigen Minuten bis wenigen Tagen abschließen.
Ist alles eingerichtet, fallen keine regelmäßigen Aufgaben für die Personalabteilung an. Probonio erledigt z.B. folgende Aufgaben für Sie:
• Guthabenaufladung über den Lastschrifteinzug (SEPA-Mandat)
• Berechnung der Erstattungen
• Regelmäßige Prüfung der digitalen Essensmarken auf rechtliche Anforderungen
• Erstellung der rechtskonformen Reports für Ihre Lohnabrechnung
• Persönlicher Support für Ihre Mitarbeiter
Ihre Lohnbuchhaltung bzw. das externe Steuerbüro erhält einmal monatlich eine Import-Datei für das gewünschte Lohnprogramm (z.B. DATEV). Darüber hinaus fallen keine zusätzlichen Aufwände auf Seiten der Lohnabrechnung an.

Wie profitieren Arbeitgeber vom digitalen Essenszuschuss?

Der Essenszuschuss ist eine einfache Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitern mehr Wertschätzung entgegenzubringen, sie an Ihr Unternehmen zu binden und gleichzeitig Lohnnebenkosten zu sparen. Indem Ihre Mitarbeiter diesen Benefit im Arbeitsalltag nahezu täglich nutzen können, wird das Gefühl der Anerkennung und Wertschätzung verstärkt.
Selbst Mitarbeiter im Homeoffice kommen dabei nicht zu kurz. Durch die problemlose Nutzung in Supermärkten oder bei Lieferdiensten wird auch den Mitarbeitern im Homeoffice die nötige Aufmerksamkeit zuteil.

Was passiert, wenn ich zwischen "Maximale Erstattung nutzen" und "Pauschalversteuerung komplett vermeiden" wechsle?

Sollten Sie zwischen diesen beiden Modellen wechseln wollen, können Sie dies jederzeit tun. 

Wenn Sie den Wechsel mitten im Monat vornehmen, werden auch alle bereits eingereichten Belege mit dem neuen Modell abgerechnet. 

Sollte ein Monat schon abgerechnet sein, kann dies rückwirkend nicht mehr geändert werden.