Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie den Benefit aktivieren können und wie die Auszahlung der Internetpauschale erfolgt.   

• Grundlagen und Wissenswertes zur Internetpauschale
• Aktivierung für Mitarbeiter und Konfiguration des Budgets
• Benefit pausieren 
• Integration in die Lohnbuchhaltung / Auszahlung der Internetpauschale
  • Import-Datei für das Lohnprogramm erhalten
• Weitere Informationen zur Internetpauschale

Grundlagen und Wissenswertes zur Internetpauschale

Mit der Internetpauschale können Sie die laufenden Internetkosten Ihrer Mitarbeiter bezuschussen. Bis zu einer monatlichen Grenze von 50 € wird die Kostenerstattung lediglich mit 25 % pauschalversteuert und bleibt für Ihre Mitarbeiter komplett steuerfrei. Den maximalen Auszahlungsbetrag können Sie bis zur maximalen Höhe der tatsächlichen Internetkosten (bis zu 50 €) frei festlegen. Rechnungen oder Belege für die Internetkosten müssen dabei nicht nachgewiesen werden. Der Mitarbeiter bestätigt jedoch per Unterschrift auf der Zusatzvereinbarung, die automatisch in der Probonio-App generiert wird, dass seinerseits mindestens die angegeben Kosten für die Internetnutzung entstehen. Auf den vom Mitarbeiter angegebenen Betrag für die Internetnutzung fallen auf Arbeitgeberseite 25 % Pauschalversteuerung an. Zusätzlich sind ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag auf die Pauschalsteuer abzuführen. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an.

Aktivierung für Mitarbeiter und Konfiguration des Budgets

Um einem Mitarbeiter den Benefit Internetpauschale zur Verfügung zu stellen, müssen Sie den Benefit zunächst freischalten. Öffnen Sie dazu das Menü links oben und klicken Sie auf Internetpauschale.

Sie können den Reiter Internetpauschale nicht wählen? Wenden Sie sich in diesem Fall bitte direkt an Ihren persönlichen Ansprechpartner. Gerne schaltet dieser die Sektion für Sie frei.

Wechseln Sie nun zunächst zur Spalte Benefit inaktiv, wählen Sie anschließend die entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken Sie auf den Button Jetzt für Mitarbeiter konfigurieren.

Tipp: Um alle Mitarbeiter gesammelt auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben Mitarbeiter.

Ergänzen Sie im Pop-up-Fenster die gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Aktivieren ab.

Es ist jeweils der aktuelle Monat als Starttermin sowie der Höchstbetrag von 50 € voreingestellt. Sie haben die Möglichkeit, sowohl das Start- als auch Enddatum sowie den monatlichen Betrag individuell festzulegen. Wenn Sie kein Enddatum festlegen, erhält der Mitarbeiter fortlaufend jeden Monat automatisch den eingereichten Wert bis zum voreingestellten Maximalbetrag.

Ihre Mitarbeiter werden nun automatisch in die Spalte Benefit aktiv verschoben. Informationen zum Betrag und ab wann der Benefit aktiv ist, werden automatisch in der Übersicht ergänzt.

Hier können Sie über Konfiguration für x Mitarbeiter ändern den Benefit auch beenden oder Optionen ändern.

Benefit pausieren 

Sie haben zudem die Möglichkeit, einen Benefit für einen individuell wählbaren Zeitraum zu pausieren. 

Gehen Sie dazu beim entsprechenden Benefit auf Mitarbeiter und in die Spalte Benefit aktiv. Dort wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken oben rechts aus Konfiguration für x Mitarbeiter ändern. 

Danach öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Gehen Sie in den Reiter Benefit pausieren und geben Sie dort den gewünschten Zeitraum ein, zu dem der Benefit nicht aktiviert sein soll. 

Alternativ könne Sie diese Einstellung direkt im Mitarbeiter-Profil vornehmen. 

Gehen Sie dazu auf Stammdaten und wählen Sie dort den entsprechenden Mitarbeiter aus. 

Klicken Sie bei dem Benefit, den Sie vorübergehend pausieren wollen, rechts auf das kleine Stopp-Zeichen. 

Nun öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem der gewünschte Pausierungs-Zeitraum eingetragen werden kann. 

Wenn Sie Ihre Einstellungen mit Speichern übernommen haben, können Sie im Mitarbeiter-Profil sehen, dass der Benefit nur noch bis zu einem bestimmten Zeitraum aktiv ist und dann wieder ab dem von Ihnen gewünschten Monat neu aufgelistet wird. 

Integration in die Lohnbuchhaltung / Auszahlung der Internetpauschale

Nach der jährlichen Bestätigung der digitalen Vereinbarung durch Ihre Mitarbeiter und der einmaligen Konfiguration im Arbeitgeber-Portal durch Sie, erhalten Ihre Mitarbeiter die Erstattung der steuerfreien Internetpauschale netto zusammen mit der Gehaltsauszahlung des Folgemonats.

Die Übermittlung der Abrechnungsdaten erfolgt dabei automatisiert an Ihr gewünschtes Lohnprogramm, wie z.B. Datev LODAS oder Lexware.

Falls das Buchhaltungssystem geändert wurde, wenden Sie sich bitte an den Probonio-Support und wir nehmen diese Änderung für Sie vor. Alle Angaben zu Lohnarten, E-Mail-Adressen etc. können Sie anschließend selbst beim jeweiligen Benefit einpflegen.

Tipp: Nach der Einrichtung und dem ersten Download können Sie den monatlichen, automatischen Versand an bis zu drei E-Mail-Adressen aktivieren.

Import-Datei für das Lohnprogramm erhalten

Klicken Sie im Bereich Internetpauschale auf den Reiter Lohndaten-Export:

Als nächstes müssen Sie Ihr Lohnbuchhaltungssystem wählen. Die allermeisten Steuerkanzleien verwenden DATEV. Von DATEV gibt es zwei Programme zur Lohnabrechnung: LODAS und Lohn & Gehalt.

Ergänzen Sie nun Beraternummer, Mandantennummer sowie die Lohnart Internetpauschale und laden Sie den Report herunter.

Diese Daten müssen Sie zur einmaligen Konfiguration der Integration im Arbeitgeber-Portal hinterlegen. Sie erhalten diese bei Ihrem Steuerbüro. Setze Sie dazu unbedingt den Haken bei Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken.

Weitere Informationen zur Internetpauschale

• Die Erstattung der Internetkosten erfolgt zusätzlich zum Gehalt.
• Neben der Erstattung der laufenden Kosten können Sie auch einmalige Kosten bis zur tatsächlichen Höhe der Aufwendungen erstatten. Somit sind hier auch Beträge über 50 € erstattungsfähig. Hierfür sind von Ihren Mitarbeitern einzelne Nachweise der Kosten vorzubringen.
• Die Kosten können nur bis zur tatsächlich aufgewendeten Höhe pauschal besteuert werden.
• Der Internetzuschuss kann nur gewährt werden, wenn die Kosten für die Internetverbindung vom bzw. von der Mitarbeiter selbst und nicht von anderen Personen getragen werden.
• Ihre Mitarbeiter müssen für den Zuschuss weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge bezahlen.
• Generell kann die Internetpauschale für jeden Mitarbeiter eingesetzt werden., also: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Werkstudierenden, Auszubildende und Mini-Jobber. Geschäftspartner sind nicht inbegriffen.

Weitere Informationen zur Internetpauschale finden Sie hier:

• Pauschalierung bei Internetkostenzuschüssen: § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 EstG
• Pauschalbesteuerung von Internet und Datenverarbeitungsgeräten: R 40.2 Abs. 5 LStR
• Pauschaler Auslagenersatz: R 3.50 Abs. 2 Sätze 1 bis 2 + 5 bis 7 LStR