Themen dieser Seite

• Grundlegendes und Wissenswertes zur "Erholungsbeihilfe"
• Aktivierung des Benefits
• Deaktivierung des Benefits / Konfiguration ändern
• Benefit pausieren 
• Integration Lohnbuchhaltung
• Belegprüfung im Arbeitgeber-Portal
• Rechtliche Grundlagen und Informationen

Grundlegendes und Wissenswertes zur "Erholungsbeihilfe"

Die Erholungsbeihilfe ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, die als steuerfreier Zuschuss zu den Erholungskosten eines Arbeitnehmers gewährt wird. Diese Beihilfe kann für verschiedene Erholungsmaßnahmen verwendet werden, einschließlich eines Ferienaufenthalts zuhause oder einer anderen Art der Erholung. Der Zweck dieser Beihilfe ist es, die Erholung der Arbeitnehmer zu fördern und somit zur Verbesserung des Betriebsklimas und der Leistungsfähigkeit beizutragen.

Steuerliche Behandlung

Die Erholungsbeihilfe ist bis zu einem bestimmten Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Grenzen liegen derzeit bei:

• 156 Euro für den Arbeitnehmer selbst,
• 104 Euro für den Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartner,
• 52 Euro je Kind.

Damit die Erholungsbeihilfe steuerfrei bleibt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden:

1. Direkte Zweckbindung: Die Beihilfe muss eindeutig zur Erholung und nicht für andere Zwecke wie z.B. Weiterbildung oder Gesundheitsmaßnahmen verwendet werden.
2. Zeitlicher Zusammenhang: Die Auszahlung sollte im zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub stehen.
3. Belegpflicht: Der Arbeitnehmer muss die Kosten des Urlaubs durch entsprechende Belege nachweisen können.

Aktivierung des Benefits

Im Arbeitgeber-Portal kann der Benefit "Erholungsbeihilfe" für Mitarbeitende freigeschaltet werden.

Klicken Sie dazu auf den gewünschten Mitarbeitenden und wählen Sie "+ Jetzt für 1 Mitarbeiter konfigurieren"

Tipp: Um alle Mitarbeitenden gesammelt auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben “Mitarbeiter”.

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Aktivieren ab.

Wenn Sie kein Enddatum auswählen, ist dieser Benefit unbegrenzt verfügbar.

Bitte stellen Sie sicher, dass alle Informationen über den Mitarbeiter bezüglich Familienstands und Kinder korrekt eingetragen sind, um den richtigen Betrag freizuschalten.

Gehen Sie dazu zurück zur Übersichtsspalte und rufen Sie die Sektion "Mitarbeiter" (unter "Dashboard") auf. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden aus und gehen Sie auf das Stift Icon, um die Informationen bearbeiten zu können. Mit einem Klick auf Speichern werden die geänderten Daten übernommen.

Wenn diese Schritte abgeschlossen wurden, können Sie nun auch das Budget sehen, welches dem Mitarbeitenden zur Verfügung steht.

Deaktivierung des Benefits / Konfiguration ändern

Falls ein Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf diesen Benefit erhalten soll, können Sie das jederzeit im Arbeitgeber-Portal ändern.

Gehen Sie dazu auf "Erholungsbeihilfe" und anschließend auf den Reiter "Benefit aktiv"

Klicken Sie nun auf den gewünschten Mitarbeiter und wählen "Konfiguration für 1 Mitarbeiter ändern"

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Bestätigen ab.

Soll die Konfiguration geändert werden, gehen Sie zunächst auf "Optionen ändern". Hier erhalten Sie die Information, dass die Konfiguration über das Mitarbeiterprofil angepasst werden müssen.

Gehen Sie hierzu ins Dashboard unter "Mitarbeiter", wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken bei dem Benefit Erholungsbeihilfe auf das Stift Icon, um die Daten anzupassen.

Nun erschein ein Pop-Up-Fenster in dem Sie die Informationen bezüglich des Familienstandes, der Kinder oder des Zeitraums, in dem der Benefit gewährt werden soll, anpassen können.

Benefit pausieren 

Sie haben auch die Möglichkeiten einen Benefit für einen bestimmten Zeitraum zu pausieren. 

Gehen Sie dazu unter den entsprechenden Benefit - Mitarbeiter und in die Spalte "Benefit aktiv". Dort wählen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden aus und klicken oben rechts aus "Konfiguration für x Mitarbeiter ändern".

Danach öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter "Benefit pausieren" und geben Sie dort den gewünschten Zeitraum ein, in dem der Benefit nicht aktiviert sein soll. 

Sie haben auch die Möglichkeit diese Einstellung direkt im Mitarbeiter Profil abzuändern. 

Gehen Sie dazu unter Stammdaten und wählen Sie dort den entsprechenden Mitarbeitenden aus. 

Klicken Sie bei dem Benefit, welchen Sie vorübergehend pausieren wollen, rechts auf das kleine Stopp Zeichen. 

Nun öffnet sich wieder ein neues Fenster, in dem der gewünschte Pausierungs-Zeitraum eingetragen werden kann. 

Wenn Sie Ihre Einstellungen dann mit speichern übernommen haben, können Sie unter dem Mitarbeiterprofil sehen, dass der Benefit nur noch bis zu einem bestimmten Zeitraum aktiv ist und dann wieder ab dem von Ihnen gewünschten Monat neu aufgelistet wird. 

Integration Lohnbuchhaltung

Als Arbeitgeber müssen Sie die Erholungsbeihilfe, in dem Monat, in dem ausgezahlt wurde, auf der Gehaltsabrechnung aufführen.

Dies ist aus mehreren Gründen wichtig.

• Transparenz: Die Auflistung der Erholungsbeihilfe auf der Gehaltsabrechnung sorgt für Transparenz und Klarheit für den Arbeitnehmer/Arbeitgeber, welcher den erhaltenen Betrag nachvollziehen kann
• Dokumentation: Es ist notwendig, die Erholungsbeihilfe ordnungsgemäß zu dokumentieren, um bei möglichen steuerlichen Prüfungen die korrekte Handhabung und Auszahlung nachzuweisen
• Steuerliche Behandlung: Auch wenn die Erholungsbeihilfe bis zu den festgelegten Höchstgrenzen steuerfrei ist, müssen Beträge, die darüber hinausgehen, als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen behandelt und entsprechend ausgewiesen werden.

Um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten, können Sie den Lohndatenexport automatisiert einrichten.

Gehen Sie dazu bei "Erholungsbeihilfe" unter "Lohndaten Export", hier können Sie Ihr Lohnbuchhaltungssystem integrieren.

Falls das Buchhaltungssystem geändert wurde, wenden Sie sich bitte an den Probonio Support und wir nehmen diese Änderung für Sie vor. Alle Angaben zu Lohnarten sowie e-Mail-Adressen etc. können Sie anschließend selbst beim jeweiligen Benefit einpflegen.

Wichtig: Für die Integration des Lohnbuchhaltungssystems benötigen Sie Infos wie die Lohnart, erfragen Sie diese bei Ihrem Steuerbüro.

Bis zu drei E-Mail-Adressen können für den monatlichen Versand hinterlegt werden.

Setzen Sie unbedingt den Haken bei “Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken”

Sollte es zu einer steuerrechtlichen Prüfung kommen, können Sie auf die CSV-Datei (Detailreport) zurückgreifen.

Gehen Sie dazu auf "Belege", wählen den entsprechenden Monat aus und klicken auf das Icon der CSV-Datei.

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie den Download durch Klick auf Herunterladen ab.

Belegprüfung im Arbeitgeber-Portal

Probonio bietet weiterhin den Service der Belegprüfung für Ihre Firma an. Darüber hinaus haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Belege selbst zu prüfen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, Belege jederzeit selbst zu bearbeiten, basierend auf Ihren individuellen Entscheidungen.

Beachten Sie: Da die eigenständige Prüfung durch den Arbeitgeber erfolgt, entfällt die Überprüfung durch unser Belegprüfungsteam.

Um Belege prüfen zu können, gehen Sie zum Reiter "Erholungsbeihilfe" in "Belege". Hier können Sie den aktuellen Monat auswählen und über das Beleg-Icon rechts den Beleg prüfen.

Der Beleg erscheint jetzt auf der rechten Seite. Sie können nun entscheiden, ob Sie diesen Beleg Ablehnen oder Akzeptieren möchten.

Wichtig: Sobald Sie die Belege eigenständig prüfen, werden diese nicht mehr von Probonio geprüft.

Wählen Sie eine der beiden Optionen.

Wichtig: Wenn Sie einen Beleg ablehnen, ist ein Ablehnungsgrund erforderlich, damit Sie fortfahren können.

Der Beleg wird nun mit Beleg freigegeben / Beleg abgelehnt angezeigt. Die Prüfung ist somit abgeschlossen.

Bei Bedarf können Sie auch bereits von Probonio geprüfte Belege akzeptieren/ablehnen.

Wählen Sie dazu wieder am Ende der Zeile das Beleg-Icon. Auch hier erscheint der Beleg am rechten Rand und kann entsprechend bearbeitet werden.

Wichtig: Wenn Sie einen Beleg ablehnen, ist ein Ablehnungsgrund erforderlich, damit Sie fortfahren können.

Sobald Sie die Belege eigenständig prüfen, werden diese nicht mehr von Probonio geprüft.

Rechtliche Grundlagen und Informationen

Lohnsteuer: Die Zuordnung von Erholungsbeihilfen zum Arbeitslohn beruht auf § 19 EStG. Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % ist in § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG geregelt.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. § 1 Abs. 1 Sätze 1 und 2 SvEV legen fest, dass lohnsteuerfreie oder pauschal besteuerte Entgeltbestandteile, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden, unter bestimmten Voraussetzungen kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen.

Weitere Infos auf http://www.haufe.de