In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Benefit Dienstrad-Leasing (auch Firmenrad) bei Probonio einrichten und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen können.

• Grundlegendes zum Benefit Dienstrad x Probonio
• Aktivierung für Mitarbeiter und Konfiguration des Benefits
• Excel-Import von Verträgen
• Welche steuerlichen Regelungen gilt es beim Dienstrad-Leasing zu beachten?

Grundlegendes zum Benefit Dienstrad x Probonio

Zum Ablauf

• Bikeleasing

• JobRad

• Lease a Bike

• ...

Anschließend können Ihre Mitarbeiter sich in der Probonio-App über den Ablauf des Dienstrad-Leasings informieren und auf Grundlage des von Ihnen gewährten Arbeitgeberzuschusses ihre individuellen Leasingkosten berechnen. 

Sobald Sie die Verträge im Probonio-Portal hinterlegt haben, können Ihre Mitarbeiter unter anderem folgende Informationen einsehen:

• Ausgewähltes Fahrrad

• Arbeitgeberzuschuss

• Zusatzleistungen (z. B. Versicherung oder Inspektion)

• Leasingdauer

• Händler

Sowohl Sie als Arbeitgeber als auch Ihre Mitarbeiter können die Verträge jederzeit im Probonio-Portal (für Arbeitgeber) bzw. in der Probonio-App (für Mitarbeiter) einsehen.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Dienstrad-Leasing über Bikeleasing anbieten, ist eine vollständige Integration in die Probonio-Software möglich.

Aktivierung für Mitarbeiter und Konfiguration des Benefits

Um einem Mitarbeiter den Benefit Dienstrad in der App zur Verfügung zu stellen, müssen Sie diesen zunächst konfigurieren. Öffnen Sie im Menü den Bereich Firmenrad → Mitarbeiter

Sollten Sie den Reiter Firmenrad nicht sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Ansprechpartner. Dieser kann die Funktion für Sie freischalten.

Wechseln Sie in die Spalte Benefit inaktiv.

Wählen Sie die entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Jetzt für Mitarbeiter konfigurieren.

Tipp:
Um alle Mitarbeiter auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben Mitarbeiter.

Ergänzen Sie im Pop-up-Fenster die gewünschten Einstellungen und schließen Sie die Konfiguration mit Aktivieren ab.

Sie können folgende Einstellungen individuell festlegen:

• Start- und optional Enddatum

• Dienstrad-Anbieter

• Arbeitgeberzuschuss

• Zusatzleistungen (z. B. Inspektion und/oder Versicherung)

Außerdem können Sie hier die URL zum Portal Ihres Dienstrad-Anbieters hinterlegen.

Hinweis:
Standardmäßig ist der aktuelle Monat als Startdatum eingestellt. Wenn Sie kein Enddatum festlegen, erhält der Mitarbeiter den festgelegten Arbeitgeberzuschuss automatisch jeden Monat fortlaufend.

Nach der Aktivierung werden die Mitarbeiter automatisch in die Spalte Benefit aktiv verschoben. Informationen zum Dienstrad-Anbieter, Ihrem Zuschuss und ab/seit wann der Benefit aktiv ist, werden automatisch in der Übersicht ergänzt:

Sobald der Benefit für einen Mitarbeiter aktiv und nutzbar ist, wird dies auf der Hauptseite durch eine dunkle farbliche Markierung angezeigt.

Excel-Import von Verträgen

Sie haben die Möglichkeit, die Dienstrad-Verträge Ihrer Mitarbeiter in die Probonio-Software zu importieren. Öffnen Sie dazu den Bereich Firmenrad → Verträge und wählen Sie Vertragsdaten importieren.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine Vorlage herunterladen können. Tragen Sie die Vertragsdaten in diese Vorlage ein und laden Sie die Datei anschließend wieder hoch.

Wichtig:
Damit der Import funktioniert, müssen alle Pflichtfelder in der Datei ausgefüllt sein.

Steuerliche Regelungen beim Dienstrad-Leasing

Da das Dienstrad in Form eines Leasingvertrags in Anspruch genommen wird, müssen monatliche Kosten für das Dienstrad-Leasing getragen werden. Die Höhe der monatlichen Leasingrate setzt sich aus dem Kaufpreis des Fahrrads und den Kosten für Versicherung (und gegebenenfalls Inspektionen)  zusammen. Die tatsächliche Nettobelastung hängt von Faktoren wie dem Listenpreis des Fahrrads sowie Bruttolohn und Steuerklasse des Mitarbeiters ab.

Grundsätzlich können Arbeitgeber zwischen zwei verschiedenen Umsetzungsvarianten für das Dienstfahrrad entscheiden.

Variante A: Sie gewähren Ihren Mitarbeitern das Dienstrad-Leasing zusätzlich zum Gehalt anstelle einer herkömmlichen Gehaltserhöhung. Da das Dienstrad in diesem Fall als Sachbezug angesehen wird, entstehen auch hier Steuervorteile und ein Entfall der Sozialversicherungsbeiträge.

Variante B: Ihre Mitarbeiter finanzieren die Leasingraten in Form einer Gehaltsumwandlung. Hier ist nur der geldwerte Vorteil zu 0,25 % des Brutto-Listenpreises zu versteuern. Dies führt zu einer Kostenersparnis von bis zu 40 % im Vergleich zum herkömmlichen Fahrradkauf.