• Grundlegendes und Wissenswertes zum Kita-Zuschuss
• Konfiguration des Benefits
• Aktivierung des Benefits
• Deaktivierung des Benefits / Konfiguration ändern
• Benefit pausieren 
• Nutzung/Dokumente - Kita-Zuschuss
• Integration zur Lohnbuchhaltung
• Rechtliche Grundlagen und Informationen

Grundlegendes und Wissenswertes zum Kita-Zuschuss

Der Kita-Zuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, die als steuerfreier Zuschuss zu den Betreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder gezahlt werden kann. Ziel dieser Leistung ist es, berufstätige Eltern bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu unterstützen. Der Zuschuss kann für verschiedene Formen der Kinderbetreuung verwendet werden, zum Beispiel in Kindertagesstätten, Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen.

Durch die finanzielle Entlastung der Eltern wird nicht nur die Mitarbeitermotivation gefördert, sondern auch ein positives Signal für Familienfreundlichkeit im Unternehmen gesetzt.  

Steuerliche Behandlung

Der Kita-Zuschuss kann unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Grundlage ist § 3 Nr. 33 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Die Steuerfreiheit gilt in unbegrenzter Höhe, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Zusätzlich zum Arbeitslohn: Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig.
• Nachgewiesene Betreuungskosten: Der Arbeitnehmer muss die tatsächlichen Betreuungskosten durch Rechnungen oder Verträge nachweisen können.
• Fremdbetreuung: Die Betreuung muss durch eine externe Einrichtung erfolgen, z. B. Kindergarten, Krippe oder Tagesstätte. Eine Betreuung im eigenen Haushalt (z. B. durch eine Nanny) ist nicht begünstigt.
• Zweckbindung: Die Zahlung muss eindeutig als Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten gekennzeichnet sein und darf nicht für andere Zwecke verwendet werden.

Wird eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, wird der Zuschuss als normaler Arbeitslohn behandelt und unterliegt damit der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen.

 

Praktische Hinweise für die Anwendung

• Der Arbeitgeber sollte eine schriftliche Regelung zur Gewährung des Kita-Zuschusses treffen, idealerweise mit Hinweis auf § 3 Nr. 33 EStG.
• Eine jährliche Erklärung des Arbeitnehmers über die tatsächlichen Betreuungskosten sowie eine Kopie der Betreuungsverträge bzw. Rechnungen sind empfehlenswert zur Dokumentation.
• Eine Überprüfung der Nachweise durch Probonio findet nicht statt. Die Dokumente dienen lediglich als Nachweis für potenzielle Steuerprüfungen.
• Der Zuschuss darf nur für nicht schulpflichtige Kinder gezahlt werden.
• Eine Kombination mit der steuerlichen Berücksichtigung von Kinderbetreuungskosten in der Einkommensteuererklärung ist nicht möglich - entweder Zuschuss oder Sonderausgabenabzug.

 

Konfiguration des Benefits

Aktivierung des Benefits

Im Arbeitgeber-Portal kann der Benefit "Kita-Zuschuss" für Mitarbeitende freigeschaltet werden.

Klicken Sie dazu in der Spalte “Benefit inaktiv” auf den gewünschten Mitarbeitenden und wählen Sie "+ Jetzt für x Mitarbeiter konfigurieren"

Tipp: Um alle Mitarbeitenden gesammelt auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben “Mitarbeiter”.

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Aktivieren ab. Danach befindet der Mitarbeitende sich in der Spalte “Benefit aktiv”

Wenn Sie kein Enddatum auswählen, kann dieser Benefit fortlaufend und ohne Begrenzung genutzt werden.

 

Deaktivierung des Benefits / Konfiguration ändern

Falls ein Mitarbeitender keinen Zugriff mehr auf diesen Benefit erhalten soll, können Sie das jederzeit im Arbeitgeber-Portal ändern.

Gehen Sie dazu auf "Kita-Zuschuss" und anschließend auf den Reiter "Benefit aktiv"

Klicken Sie nun auf den gewünschten Mitarbeiter und wählen "Konfiguration für x Mitarbeiter ändern"

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Bestätigen ab. Der Mitarbeitende landet dann wieder in der Spalte “Benefit inaktiv”.

Sie haben die Möglichkeit, den Benefit zu einem gewünschten Zeitpunkt zu beenden, für eine gewisse Zeit zu pausieren, können aber auch die Optionen ändern und den Betrag anpassen.

Info: Alle Dokumente, die bisher durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber hochgeladen wurden, bleiben sowohl im Arbeitgeber-Portal wie auch in der App erhalten. Dokumente können nur von der Person gelöscht werden, die das Dokument hochgeladen hat.

 

Benefit pausieren 

Sie haben auch die Möglichkeiten einen Benefit für einen bestimmten Zeitraum zu pausieren. 

Gehen Sie dazu unter den entsprechenden Benefit - Mitarbeiter und in die Spalte "Benefit aktiv". Dort wählen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden aus und klicken oben rechts aus "Konfiguration für x Mitarbeiter ändern" 

 

Danach öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter "Benefit pausieren" und geben Sie dort den gewünschten Zeitraum ein, in dem der Benefit nicht aktiviert sein soll. 

 

Sie haben auch die Möglichkeit diese Einstellung direkt im Mitarbeiter Profil abzuändern. 

Gehen Sie dazu unter Stammdaten und wählen Sie dort den entsprechenden Mitarbeitenden aus. 

Klicken Sie bei dem Benefit, welchen Sie vorübergehend pausieren wollen, rechts auf das kleine Stopp Zeichen. 

 

Nun öffnet sich wieder ein neues Fenster, in dem der gewünschte Pausierungs-Zeitraum eingetragen werden kann. 

 

Wenn Sie Ihre Einstellungen dann mit speichern übernommen haben, können Sie unter dem Mitarbeiterprofil sehen, dass der Benefit nur noch bis zu einem bestimmten Zeitraum aktiv ist und dann wieder ab dem von Ihnen gewünschten Monat neu aufgelistet wird. 

 

Nutzung/Dokumente - Kita-Zuschuss

Unter “Nutzung” können Sie einsehen, wer den Kita-Zuschuss aktuell nutzt und welche Dokumente eingereicht wurden.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit hier Dokumente hochzuladen.

Hinweis: Dokumente können auch durch den Arbeitnehmer in der App hochgeladen werden. Alle Dokumente sind für beide Seiten sichtbar.

Um ein Dokument hochzuladen klicken Sie oben rechts auf “Dokument hochladen” - danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Mitarbeiter, den Dokument-Namen und den Dokumenttyp angeben.

Dann noch auf “Hochladen” klicken. Sie können alle Dokumente unter dem Reiter “Dokumente” einsehen oder herunterladen.

 

Integration zur Lohnbuchhaltung

Um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten, können Sie den Lohndaten-Export automatisiert einrichten.

Gehen Sie dazu bei "Kita-Zuschuss" auf den Unterpunkt "Lohndaten Export". Hier können Sie nun zunächst Ihr Lohnbuchhaltungssystem festlegen.

Wichtig: Für die Integration des Lohnbuchhaltungssystems benötigen Sie Infos wie die Lohnart. Erfragen Sie diese bei Ihrem Steuerbüro oder Ihrer Lohnabteilung.

Bis zu drei E-Mail-Adressen können für den monatlichen Versand hinterlegt werden.

Hinweis: Setzen Sie unbedingt den Haken bei “Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken", wenn sie einen automatisierten Versand wünschen.

Sollte es zu einer steuerrechtlichen Prüfung kommen, können Sie jederzeit auf die CSV-Datei (Detailreport) zurückgreifen, um diesen vorzulegen.

Gehen Sie dazu auf "Nutzung", wählen Sie den entsprechenden Monat aus und klicken auf das Icon der CSV-Datei.

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie den Download durch Klick auf Herunterladen ab.

 

Rechtliche Grundlagen und Informationen

Lohnsteuer: Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss zu den Betreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder in Kindertageseinrichtungen (z. B. Kita, Krippe) ist in § 3 Nr. 33 EStG geregelt. Voraussetzung ist, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird und der Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen nachweist.

Sozialversicherung: Nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV handelt es sich bei steuerfreien Leistungen nach § 3 EStG – und damit auch beim Kita-Zuschuss – nicht um sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt, sofern die Zahlung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt erfolgt. Somit sind entsprechende Zuschüsse auch sozialversicherungsfrei.

Wichtig: Der Zuschuss darf nicht pauschal versteuert werden, sondern muss steuerfrei im Sinne des § 3 Nr. 33 EStG behandelt werden. Eine pauschale Auszahlung ohne Nachweis der tatsächlichen Betreuungskosten führt zur Steuer- und Beitragspflicht.

Weitere Infos: haufe.de