Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie den Benefit aktivieren können und wie die Auszahlung des Mobilitätsbudgets erfolgt.
- Grundlagen und Wissenswertes zum Mobilitätsbudget
- Aktivierung für Mitarbeiter & Konfiguration des Budgets
- Integration zur Lohnbuchhaltung / Auszahlung des Mobilitätsbudgets
- Belegprüfung im Arbeitgeber-Portal
- Weitere Möglichkeiten der Steuereinsparung
- Weitere Quellen zur steuerfreien Auszahlung von ÖPNV-Zuschüssen (seit 01.01.2019)
Grundlagen und Wissenswertes zum Mobilitätsbudget
Bei einem Mobilitätsbudget handelt es sich um ein von Ihnen festgelegtes Budget, welches Ihre Mitarbeiter:innen für verschiedene Arten der Fortbewegung nutzen können - vom ÖPNV, Car-Sharing, E-Scootern, Shuttlebus, Dienstwagen bis hin zu Taxis. Je nach genutzter Mobilitätsform unterscheiden sich die steuerlichen Regelungen für den Mobilitätszuschuss. Fahrten mit dem öffentlichen Nahverkehr sind in jedem Fall steuerfrei, während Fahrten mit Taxis oder dem Dienstwagen steuerpflichtig sind.
Aktivierung für Mitarbeiter & Konfiguration des Budgets
Um einem Mitarbeitenden den Benefit Mobilitätsbudget zur Verfügung zu stellen, müssen Sie den Benefit für die Mitarbeitenden konfigurieren. Gehen Sie dazu in Ihr Menü auf der linken Seite und wählen dann Mobilität > Mitarbeiter.
Sie können den Reiter “Mobilität” nicht wählen? Wenden Sie sich direkt an Ihren persönlichen Ansprechpartner. Gerne gibt dieser die Sektion für Sie frei.
Wählen Sie in der Spalte “Benefit inaktiv” den entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken Sie auf “Jetzt für x Mitarbeiter konfigurieren”.
Tipp: Um alle Mitarbeitenden gesammelt auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben “Mitarbeiter”.
Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Aktivieren ab.
Es ist jeweils der aktuelle Monat als Starttermin, sowie der Betrag von 50€ vor eingestellt. Sie haben die Möglichkeit, sowohl das Start- als auch Enddatum, sowie den monatlichen Betrag individuell festzulegen. Wenn Sie kein Enddatum festlegen, erhält der Mitarbeitende fortlaufend jeden Monat automatisch das festgelegte Mobilitäts-Budget.
Ihre Mitarbeitenden werden nun automatisch in die Spalte “Benefit aktiv” verschoben. Informationen zum Betrag und ab wann der Benefit aktiv ist, werden automatisch in der Übersicht ergänzt.
Hier können Sie auch über den Button “Konfiguration für x Mitarbeiter ändern” den Benefit beenden oder Optionen ändern.
Integration zur Lohnbuchhaltung / Auszahlung des Mobilitätsbudgets
Für Ihre Lohnbuchhaltung erhalten Sie eine monatliche Abrechnung aller eingereichten Belege Ihrer Mitarbeitenden als schnittstellenoptimierte Import-Datei. Somit können Lohnbuchhalter oder Steuerberater die relevanten Daten effizient und sicher in gängige Lohnprogramme übermitteln. Nach der einmaligen Konfiguration im Arbeitgeber-Portal durch Sie, erhalten Ihre Mitarbeitenden die Erstattung der eingereichten Belege zusammen mit ihrer Gehaltsauszahlung des Folgemonats, z.B. im April eingereichte Belege werden daher mit der Lohnüberweisung Ende Mai ausbezahlt.
Die Übermittlung der Abrechnungsdaten erfolgt dabei automatisiert an Ihr gewünschtes Lohnprogramm, wie z.B. Datev LODAS oder Lexware.
Falls das Buchhaltungssystem geändert wurde, wenden Sie sich bitte an den Probonio Support und wir nehmen diese Änderung für Sie vor. Alle Angaben zu Lohnarten sowie e-Mail-Adressen etc. können Sie anschließend selbst beim jeweiligen Benefit einpflegen.
Tipp: Nach der Einrichtung und dem ersten Download können Sie den monatlichen, automatischen Versand an bis zu drei Email-Adressen aktivieren. So ist sichergestellt, dass das Mobilitätsbudget stets rechtzeitig abgerechnet wird. Setze Sie dazu unbedingt den Harken bei “Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken”
Wann Sie den Report erhalten, können Sie unter "Mobilität" und dann "Einstellungen" sehen.
Import-Datei für das Lohnprogramm erhalten
Öffnen Sie hierzu das Menü und klicken im Bereich Mobilität auf die Sektion Lohndaten-Export.
Als nächstes müssen Sie nun Ihr Lohnbuchhaltungssystem wählen. Die allermeisten Steuerkanzleien verwenden DATEV. Von DATEV gibt es zwei Programme zur Lohnabrechnung: LODAS und Lohn & Gehalt.
Ergänzen Sie nun Ihre Beraternummer, Mandantennummer sowie mindestens die Lohnart steuerfrei und laden Sie den Report herunter. Diese Daten müssen Sie zur einmaligen Konfiguration der Integration im Arbeitgeber-Portal hinterlegen. Sie erhalten diese bei Ihrem Steuerbüro.
Tipp:
Bei der Konfiguration der Lohnart ist folgendes zu beachten:
- Steuerfrei
- SV-frei
- Kein Netto-Abzug
Für die automatische Abrechnung müssen Sie eine Stammlohnart anlegen. Bei DATEV Lodas wird etwa die Stammlohnart 854 Fahrgeld steuerfrei und SV-frei angeführt (https://apps.datev.de/help-center/documents/1002688 )
Belegprüfung im Arbeitgeber-Portal
Zu unserem Service von Probonio gehört, dass wir die Belegprüfung für Ihre Firma übernehmen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Belege selbstständig in Ihrem Arbeitgeber-Portal zu prüfen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, Belege jederzeit selbst zu bearbeiten - basierend auf Ihren individuellen Entscheidungen.
Beachten Sie: Wenn die eigenständige Prüfung durch den Arbeitgeber erfolgt, entfällt die Überprüfung durch unser Belegprüfungsteam.
Um Belege prüfen zu können, gehen Sie zum Reiter "Mobilität" in "Belege". Hier können Sie den aktuellen Monat auswählen und über das Beleg-Icon rechts den Beleg prüfen.
Der Beleg erscheint jetzt auf der rechten Seite. Sie können nun entscheiden, ob Sie diesen Beleg Ablehnen oder Akzeptieren möchten.
Wichtig: Sobald Sie die Belege eigenständig prüfen, werden diese nicht mehr von Probonio geprüft.
Wählen Sie eine der beiden Optionen.
Wichtig: Wenn Sie einen Beleg ablehnen, ist ein Ablehnungsgrund erforderlich, damit Sie fortfahren können.
Der Beleg wird nun mit Beleg freigegeben / Beleg abgelehnt angezeigt. Die Prüfung ist somit abgeschlossen.
Bei Bedarf können Sie auch bereits von Probonio geprüfte Belege akzeptieren/ablehnen.
Wählen Sie dazu wieder am Ende der Zeile das Beleg-Icon. Auch hier erscheint der Beleg am rechten Rand und kann entsprechend bearbeitet werden.
Wichtig: Wenn Sie einen Beleg ablehnen, ist ein Ablehnungsgrund erforderlich, damit Sie fortfahren können.
Sobald Sie die Belege eigenständig prüfen, werden diese nicht mehr von Probonio geprüft.
Weitere Möglichkeiten der Steuereinsparung
Sicherlich ist Ihnen im Zuge der Benefit-Aktivierung die Wahl zwischen “Flexibles Mobilitätsbudget” und “Steuerfreier Mobilitätszuschuss” aufgefallen:
Wenn Sie die Checkbox “Steuerfreie Mobilitätszuschuss” aktivieren, kann der Mitarbeitende nur Belege für die Verkehrsmittel einreichen, die als steuerfrei geführt sind (Verkehrsmittel des ÖPNV: Bus, Regionalbahn, S-Bahn). Mit dem flexiblen Mobilitätsbudget können alle Verkehrsmittel genutzt und eingereicht werden, z.B. auch Carsharing oder Taxi, jedoch müssen derartige Kosten versteuert werden.
Die steuerlichen Regelungen zum Mobilitätsbudget sind im Einkommenssteuergesetz zu finden: § 3 Nummer 15 EStG
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