• Was ist der Unterschied zwischen dem flexiblen und dem steuerfreien Mobilitätsbudget?
• Wie und wann erhalten meine Mitarbeiter die Rückerstattung für die Mobilitätsausgaben?
• Was müssen Belege beinhalten?
• Was kann ich tun, wenn meine Mitarbeiter keine Rechnung für ein Ticket erhalten oder nur Kontoauszüge vorweisen können?

Was ist der Unterschied zwischen dem flexiblen und dem steuerfreien Mobilitätsbudget?

Was ist der Unterschied zwischen dem flexiblen und dem steuerfreien Mobilitätsbudget?

Je nach genutzter Mobilitätsform unterscheiden sich die steuerlichen Regelungen für den Mobilitätszuschuss. Mit Probonio können Unternehmen frei entscheiden, welche Art Mobilitätsbudget sie ihren Mitarbeitern anbieten möchten. Der „steuerfreie Mobilitätszuschuss“, z.B. für Fahrten mit dem öffentlichen Nahverkehr, ist dabei sowohl für Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter-Seite komplett steuerfrei. Fahrten mit Taxis oder etwa Flugzeugtickets sind dagegen steuerpflichtig. Genauer:

Flexibles Mobilitätsbudget

Mit dem flexiblen Mobilitätsbudget haben Mitarbeiter die Möglichkeit, alle Arten von Mobilität flexibel zu nutzen. Allerdings ist dieses Budget nicht steuerfrei. Es kann sowohl beruflich als auch privat für folgende Mobilitätsformen genutzt werden: E-Scooter, E-Bikes, Dienstwagen, Privatwagen, Fahrrad, Taxi, ÖPNV (U-Bahn, Linienbus, Nahverkehrszug, Tram, S-Bahn), Fernbus, Fernzug und viele mehr.

Steuerfreies Mobilitätsbudget

Das steuerfreie Mobilitätsbudget erlaubt es Mitarbeitern, den öffentlichen Nahverkehr deutschlandweit flexibel zu nutzen und zwar komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Dieses Budget kann sowohl für private als auch für Arbeitsfahrten verwendet werden. Folgende Mobilitätsformen werden unterstützt: U-Bahn, Linienbus, Nahverkehrszug, Tram, S-Bahn, Fernbus und Fernzug (für Arbeitsweg).

Unternehmensentscheidung

Unternehmen können mit Probonio frei entscheiden, welche Art Mobilitätsbudget sie ihren Mitarbeitern anbieten möchten, also ganz nach den Bedürfnissen und Präferenzen zwischen steuerfreiem und flexibelm Mobilitätsbudget wählen.

Wie und wann erhalten meine Mitarbeiter die Rückerstattung für die Mobilitätsausgaben?

Nachdem wir die von Ihren Mitarbeitern in der App eingereichten Mobilitätsbelege geprüft und freigegeben haben, erstellen wir am Monatsende eine Export-Datei, in der die Erstattungsbeträge aufgeführt werden. Sofern der automatische Versand aktiviert ist, wird diese Datei an Ihr Steuerbüro oder die Lohnbuchhaltung weitergeleitet, sodass die Daten direkt in die Abrechnung integriert werden können. Die Rückerstattung erfolgt dann im darauffolgenden Monat gemeinsam mit der Gehaltsauszahlung. Das bedeutet: Im Juli eingereichte Belege werden mit der Gehaltsauszahlung im August erstattet.

Soll das Steuerbüro die Export-Dateien automatisch erhalten, muss der automatische Versand aktiviert werden. Gehen Sie dazu im Probonio-Portal auf Mobilität > Lohndaten-Export > Automatischer Versand. Hier können Sie nun einen Haken setzen und bis zu drei E-Mail-Adressen eintragen, an die der Report jeden Monat automatisch geschickt werden soll. Weitere Infos: Mobilitätsbudget

Was müssen Belege beinhalten?

Belege benötigen:

• Den Gültigkeitszeitraum (Start- und Enddatum)
• Den Preis (Ausnahme: Deutschlandticket)

Was kann ich tun, wenn meine Mitarbeiter keine Rechnung für ein Ticket erhalten oder nur Kontoauszüge vorweisen können?

Wenn Ihre Mitarbeiter keine Rechnung für ein Ticket erhalten, können wir für Ihre Firma eine Notiz hinterlegen, dass auch unvollständige Belege und Kontoauszüge akzeptiert werden. Beispielsweise kann es je nach Aussteller vorkommen, dass der Betrag auf Handytickets nicht ersichtlich ist. Daher können diese von uns nicht akzeptiert werden. Auch etwa ein Kontoauszug ist kein Beleg im eigentlichen Sinne und kann deshalb nicht angenommen werden. Falls Sie dennoch wünschen, dass unvollständige Belege oder Kontoauszüge akzeptiert werden, benötigen wir eine entsprechende Bestätigung von Ihnen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass wir in diesem Fall keine Prüfung auf Steuerkonformität durchführen können. Sollte es zu einer Steuerprüfung kommen, besteht das Risiko, dass diese Belege nicht anerkannt werden. Da wir keine Steuerberater sind, können wir hierzu jedoch keine verbindliche Aussage treffen.

Weitere Infos finden Sie auf unserer Website.