Gesammelte Informationen und Tipps zur Belegeinreichung

Beachte die folgenden Regeln, um sicherzustellen, dass dein Beleg akzeptiert wird:

1. Vollständigkeit der Belege: Stelle sicher, dass der gesamte Beleg abfotografiert wird. Schneide nichts ab, damit alle wichtigen Informationen sichtbar sind.
2. Relevante Daten: Der Beleg muss alle prüfungsrelevanten Daten enthalten: Datum, Ort, Betrag und Artikelbezeichnung.
3. Kriterien für Mahlzeiten: Belege, die nicht den gesetzlichen Kriterien für eine Mahlzeit entsprechen, werden abgelehnt. Dazu gehören Belege, die Alkohol, Tabakwaren oder Non-Food-Artikel enthalten.
4. Kriterien für einzelne Positionen: Die Produktbezeichnung muss eindeutig einer Speise oder einem nicht alkoholischen Getränk zuzuordnen sein. Daher kann eine Bezeichnung wie "Eigenware" leider nicht für eine Erstattung berücksichtigt werden. Diese Positionen müssen abgezogen werden.
5. Fotoqualität: Achte darauf, dass die Fotos der Belege scharf und gut lesbar sind. Unscharfe Bilder können nicht verarbeitet werden.
6. Mehrere Belege an einem Tag: Wenn du mehrere Belege an einem Tag hast, fotografiere sie zusammen und addiere die Summen.
7. Fristen: Reiche die Belege spätestens bis zum 3. Tag des Folgemonats ein (Fristen können je nach Arbeitgeber-Einstellung variieren, jedoch immer spätestens zum 3. Tag des Folgemonats). Später eingereichte Belege können nicht berücksichtigt werden.
8. Geografische Einschränkung: Es werden nur Belege aus Deutschland akzeptiert.
9. Maximalbetrag: Es werden nur Mahlzeiten bis zu einem Maximalbetrag von 60 € akzeptiert. Einzelbelege über 60 € werden abgelehnt. Mischbelege mit einem Gesamtbetrag von über 60 € sind akzeptabel, wenn die Kosten der Mahlzeit 60 € nicht übersteigen (z.B. ein Supermarktbeleg mit 80,22 € Gesamtbetrag und 12,21 € für die Mahlzeit ist in Ordnung).
10. EC-Zahlungsbelege: EC-Zahlungsbelege sind keine Rechnungen, da sie nur den Betrag, aber nicht die gekauften Waren auflisten. Sie werden daher nicht akzeptiert.

Die richtige Belegart wählen

Bei der Einreichung deines Belegs ist es wichtig, die richtige Belegart auszuwählen. Es gibt zwei Belegarten:

Einzelbeleg

Der Beleg enthält nur Lebensmittel, die du für dich selbst zum unmittelbaren Verzehr in einer Arbeitspause gekauft hast. Es dürfen keine Non-Food-Artikel, Alkohol, Tabakwaren oder Pfand enthalten sein. Ein Gesamtwert der Mahlzeit von mehr als 60 € entspricht nicht den Richtlinien und muss leider abgelehnt werden.

Mischbeleg

Ein Mischbeleg enthält somit noch Positionen, die nicht für dich in einer Pause zu verzehren sind. Ein Mischbeleg kann z.B. sein:

• Restaurant-/Lieferbeleg, auf dem die Mahlzeiten der Kolleg*innen mit dabei sind
• Supermarktbeleg, auf dem auch Lebensmittel für einen anderen Zeitpunkt mit dabei sind (z.B. beim Wocheneinkauf)
• Beleg, auf dem Non-Food-Artikel (Achtung: hierzu zählen auch Verpackungen wie Papiertüten, Plastik-Knotenbeutel etc.), Alkohol, Tabak und/oder Pfand mit dabei sind
• Tankstellenbeleg, auf dem auch eine Tankladung mit dabei ist

Tipp für Lieferbelege: Fotografiere am besten den physischen Bon, den du mit der Lieferung erhältst. In Lieferapp-Bestätigungen oder E-Mail-Benachrichtigungen fehlen manchmal zur Prüfung relevante Daten.

Umgang mit Mischbelegen

Diese Belege können trotzdem eingereicht werden, es muss allerdings die Summe des zu erstattenden Betrags (also die Positionen, die zu deiner einen Mahlzeit gehören) ersichtlich gemacht werden. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: KI

Es kann die KI direkt beim Hochladen des Belegs genutzt werden. Diese filtert alle Positionen des Belegs heraus. Es können einzelne Posten aus- bzw. abgewählt werden.

Möglichkeit 2: Taschenrechnerfunktion

Es können einzelne Beträge, die auf dem Beleg erkenntlich sind, manuell eingegeben und zusammengerechnet werden. Es können sowohl einzelne Beträge addiert, als auch von der Gesamtsumme abgezogen werden. Mit der Multiplikation- bzw. Divisionsfunktion kann auch bequem die Summe errechnet werden, sollte sich beispielsweise ein Gericht mit einem Kollegen geteilt worden sein.

Weitere Ergänzungen müssen nicht vorgenommen werden, sofern die Beträge zweifellos bestimmten Artikeln zugeordnet werden können, z.B. der Betrag von 0,99€ ist nur einmal auf dem Beleg zu finden und kann zweifellos dem Artikel “Frischkäse” zugeordnet werden. Sobald mehrere Artikel z.B. mit dem Betrag von 0,99€ gelistet sind und nur etwa einer davon auch für die Pause bestimmt ist, ist der entsprechende Artikel durch eine Markierung/Kommentar (s. Möglichkeiten 3 und 4) erkenntlich zu machen).

Möglichkeit 3: Kommentarfeld

Du gibst einfach die (von dir zusammengerechnete) Gesamtsumme des zu erstattenden Betrags ein und kannst das Kommentarfeld nutzen, in dem du z.B. die Produktbezeichnung(en), den Namen deines Gerichts im Restaurant etc. mit angibst.

z.B.: „Brot, Salatschale, Wiener“, „Ohne Küchenpapier und Müllbeutel“, „Ente kross + 1x Tafelwasser“, „Sushi Menü 10 geteilt mit einem Kollegen“

Möglichkeit 4: Physisches Markieren

Du kannst vor dem Fotografieren händisch auf dem Beleg mit Einkreisen, Ankreuzen, Durchstreichen etc. die eingereichten Posten markieren.

Auch beim Mischbeleg gilt: Ein Gesamtwert der Mahlzeit von mehr als 60 € entspricht nicht den Richtlinien und muss leider abgelehnt werden. Der Beleg kann über 60 € Gesamtwert haben, der von dir eingegebene Betrag und damit eingereichte Mahlzeit aber nicht.

Beachte unsere oben gelisteten Empfehlungen. Sollte dein Beleg dennoch abgelehnt werden, hast du die Möglichkeit, noch einmal tätig zu werden und etwa fehlende Informationen zu ergänzen. Denn es ist unser Anspruch bei Probonio, dass die Belegeinreichung möglichst einfach, unkompliziert und erfolgreich gelingt.

Wähle dazu den abgelehnten Beleg aus und aktiviere die Bearbeitungsfunktion über das Stift-Icon oben rechts. Nun kannst du den Beleg korrigieren indem du ein neues Foto hochlädst und/oder die eingegebenen Daten änderst. Anschließend lädst du ihn wieder zur Prüfung hoch.

Achte darauf, dass du Belege rechtzeitig hochlädst, um ggf. noch genug Zeit für eine Korrektur zu haben. 

Tipp: Auch handschriftliche Quittungen können akzeptiert werden, jedoch nur, wenn sie alle relevanten Daten enthalten, vgl. oben.