Dein Arbeitgeber bietet Dir den Essenszuschuss als Gehaltsumwandlung an?

Super, dann profitierst Du mit jedem eingereichten Essensbeleg von mehr Netto-Gehalt. Dein Arbeitgeber kann Dir mit Probonio maximal 15-mal pro Monat einen digitalen Essenszuschuss in Höhe von 7,67 € (vor 01.01.2026: 7,50 €) gewähren.

Je nach Konfiguration musst Du einen Beleg über mindestens 12,24 € (vor 01.01.2026: 11,90 €) einreichen, um die vollständigen 7,67 € (vor 01.01.2026: 7,50 €) zu erhalten (Eigenanteil in Höhe von 4,57 €). Der potentiell erstattete Wert wird dir schon nach Hochladen des Belegs angezeigt.

Im Folgemonat wird ausgewertet, wie oft Du den digitalen Essenszuschuss im Vormonat genutzt hast. Die Summe des genutzten Essenszuschusses wird in Netto-Gehalt umgewandelt.

Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung?

Bei der Gehaltsumwandlung wird in der Lohnabrechnung ein Teil Deines Brutto-Gehalts in Netto-Gehalt umgewandelt. D.h. zu versteuerndes Einkommen wird in steuerfreies Einkommen umgewandelt.

Vorteile der Gehaltsumwandlung?

Durch die Gehaltsumwandlung spart sich der Mitarbeiter Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Der tatsächliche Netto-Vorteil (d.h. wieviel Netto-Gehalt man durch die Umwandlung erhält) ist stark vom Brutto-Gehalt und anderen lohnsteuerrelevanten Details (z.B. der Steuerklasse) des entsprechenden Mitarbeiters abhängig.

Betrachten wir folgenden Beispiel-Fall: 3.500 € Brutto-Gehalt monatlich, nicht kirchensteuerpflichtig, Bayern, keine Kinder, Steuerklasse 1:

Stand 2024:

Bei 15 eingelösten Essensmarken á 7,23€ wandeln wir 108,45€ von deinem Bruttogehalt in Nettogehalt um. Wird der Essenszuschuss voll ausgenutzt und die vollen 108,45€ umgewandelt, erhält der Beispiel-Mitarbeiter: 47,25€ mehr Netto-Gehalt pro Monat

Weitere Beispiele (Stand Juli 2024):

Bruttogehalt 2.000 € → Nettovorteil: 42,59 €

Bruttogehalt 2.500 € → Nettovorteil: 44,01 €

Bruttogehalt 4.000 € → Nettovorteil: 48,83 €

Bruttogehalt 5.000 € → Nettovorteil: 51,92 €

Wie sieht das Ganze auf der Gehaltsabrechnung aus?

Auf deiner Gehaltsabrechnung findest Du zwei bzw. drei zusätzliche Lohnpositionen: ein bis zwei Lohnpositionen für den steuerfreien Essenszuschuss und eine Lohnposition für die Gehaltsumwandlung.

Die Summe der Essenszuschüsse ist identisch mit dem Betrag der Gehaltsumwandlung. D.h., es wird genauso viel Gehalt umgewandelt, wie Du als Essenszuschuss erhältst.

Zur Veranschaulichung findest Du hier Beispiel-Abrechnungen - einmal mit Essenszuschuss und einmal ohne Essenszuschuss. Im direkten Vergleich wird auch der Netto-Vorteil gut deutlich.

Was passiert, wenn ich in einem Monat keine Belege einreiche?

In diesem Fall erhältst Du Dein Gehalt genauso wie früher: Du bekommst keinen steuerfreien Essenszuschuss und es wird auch kein Gehalt umgewandelt. Leider verfällt dann der Netto-Vorteil für den entsprechenden Monat und kann auch nicht auf zukünftige Monate angespart werden.

D.h., Du behältst stets die komplette Kontrolle darüber, wie viel Gehalt Du umwandeln möchtest.

Welche Kosten fallen für die Nutzung von Probonio an?

Die Nutzung von Probonio ist für Mitarbeiter kostenfrei. Dein Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Softwarelizenz und die erforderliche Belegprüfung.

Hat die Gehaltsumwandlung Nachteile für mich?

Durch die Gehaltsumwandlung zahlst Du weniger Steuern und weniger Sozialversicherungsbeiträge, woraus sich der Netto-Vorteil ergibt. Die geringeren Sozialversicherungsbeiträge führen teilweise auch zu geringeren Leistungen: So fällt z.B. die gesetzliche Rente etwas geringer aus. Im Normalfall überwiegt der finanzielle Vorteil deutlich gegenüber den Nachteilen, insbesondere weil ein Großteil der Leistungen aus Steuern und Sozialversicherungen unabhängig vom Beitrag sind. Besonders im Hinblick auf die reduzierte Einzahlung in die Rente lohnt sich die Überlegung, einen Teil des Netto-Vorteils privat anzusparen oder sich bzgl. betrieblicher Altersvorsorge zu informieren.