• Was ist der Unterschied zwischen Einzel- und Mischbeleg?
• Wieso wird mein EC-Beleg abgelehnt?
• Wieso wird mein Beleg mit der Begründung “unvollständig” abgelehnt?
• Wieso wird mein Beleg mit der Begründung “Non-Food-Artikel enthalten” abgelehnt?
• Wieso wird mein Lieferdienstbeleg abgelehnt?
• Mein Lieferdienstbeleg enthält mehrere Seiten. Die Adresse des Unternehmens steht auf Seite 2, alle anderen Daten auf Seite 1. Wie kann ich diesen einreichen?
• Kann mein Eiweißshake/Smoothie als Mahlzeit eingereicht werden?
• Mein Beleg überschreitet die Gesamtsumme von 60 Euro. Kann ich diesen dennoch einreichen?
• Darf ein alkoholfreies Bier eingereicht werden?
• Kann ich auch mit Kollegen geteilte Gerichte einreichen?
• Mein Beleg enthält keine eindeutigen Produktbezeichnungen. Kann ich diesen dennoch einreichen?
• Ich habe meine Mahlzeit nicht vom Restaurant/Imbiss/Bäcker oder Supermarkt bezogen, sondern von der Tankstelle/Betriebskantine etc. Kann ich diesen Beleg dennoch einreichen?
• Kann ich meinen Beleg vom Wocheneinkauf verteilt auf die Woche einreichen?
• Wie reiche ich Belege von Uber Eats korrekt ein?
• Ich habe mehr Belege eingereicht als notwendig. Wie wird dies abgerechnet?

Was ist der Unterschied zwischen Einzel- und Mischbeleg?

Ein Einzelbeleg enthält ausschließlich Posten, die für deine eine Mahlzeit bestimmt sind. Ein Mischbeleg ist demnach alles weitere, z. B. eine Gemeinschaftsrechnung vom Teamlunch oder vom Wocheneinkauf, s. a. “Tipps zur Belegeinreichung”.

Wieso wird mein EC-Beleg abgelehnt?

Der eingereichte Beleg muss alle der folgenden Kriterien erfüllen: Name UND Adresse des ausstellenden Unternehmens, Datum, Gesamtbetrag UND einzelne Posten. Dies erfüllen EC-Belege leider nicht.
Selbst wenn aus dem Namen des Unternehmens ersichtlich ist, dass es sich z. B. um einen Besuch beim Italiener handelt, kann leider nicht nachvollzogen werden, ob z. B. nur Getränke verzehrt wurden.

Wieso wird mein Beleg mit der Begründung “unvollständig” abgelehnt?

Der eingereichte Beleg muss alle der folgenden Kriterien erfüllen: Name und Adresse des ausstellenden Unternehmens, Datum, Gesamtbetrag und einzelne Posten. Bitte beachte also, dass beim Fotografieren nichts abgeschnitten wird. Auch abgerissene oder beschmutzte Belege können dann ggf. nicht akzeptiert werden.

Wieso wird mein Beleg mit der Begründung “Non-Food-Artikel enthalten” abgelehnt?

Non-Food-Artikel können im Beleg enthalten sein, müssen aber bei der eingegebenen Summe abgezogen werden. Achtung: auch Verpackungen mit Centbeträgen (z.B. Plastik-Knotenbeutel, Papiertüten) sowie Pfand zählen hierzu!

Wieso wird mein Lieferdienstbeleg abgelehnt?

Grund 1: Der eingereichte Beleg muss alle der folgenden Kriterien erfüllen: Name und Adresse des ausstellenden Unternehmens, Datum, Gesamtbetrag und einzelne Posten. Einige Belege (z. B. Appbestätigung von Lieferando oder physischer Bon von Uber Eats) enthalten nicht alle Daten. In diesem Fall muss ein anderer Beleg eingereicht werden (z.B. Online-Bestellbestätigung bei Uber Eats als PDF oder physischer Bon bei Lieferando).

Grund 2: Lieferdienstbelege enthalten oft Liefer- oder Servicegebühren sowie Trinkgeld. Dies müsste bitte von der eingegebenen Summe abgezogen werden.

Mein Lieferdienstbeleg enthält mehrere Seiten. Die Adresse des Unternehmens steht auf Seite 2, alle anderen Daten auf Seite 1. Wie kann ich diesen einreichen?

Es können auch (mehrseitige) PDF-Dateien eingereicht werden. Alternativ können natürlich auch die ausgedruckten Seiten nebeneinander fotografiert werden.

Kann mein Eiweißshake/Smoothie als Mahlzeit eingereicht werden?

Eiweißshakes sowie Smoothies werden vom Hersteller selbst als trinkbare Mahlzeit bezeichnet und können daher auch alleinstehend als Mahlzeit genehmigt werden.

Mein Beleg überschreitet die Gesamtsumme von 60 Euro. Kann ich diesen dennoch einreichen?

Ein Mischbeleg mit einer Summe von mehr als 60 Euro kann eingereicht werden, wenn der Anteil der eigenen einen Mahlzeit 60 Euro nicht überschreitet.

Darf ein alkoholfreies Bier eingereicht werden?

Getränke, die sonst Alkohol enthalten und auf dem Beleg mit der Kennzeichnung “alkoholfrei” (Abkürzungen möglich) oder mit “0,0%” gekennzeichnet sind, dürfen ebenfalls eingereicht werden.

Kann ich auch mit Kollegen geteilte Gerichte einreichen?

Auch mit Kollegen geteilte Mahlzeiten können eingereicht werden. Die Summe kann mit der Taschenrechnerfunktion errechnet werden. Falls der Taschenrechner nicht verwendet wurde, hinterlasse noch einen Kommentar, damit die eingegebene Summe nachvollziehbar ist.

Mein Beleg enthält keine eindeutigen Produktbezeichnungen. Kann ich diesen dennoch einreichen?

Enthält ein Beleg z.B. Bezeichnungen wie “Eigenware” oder “Hausware”, kann dieser bzw. diese Positionen leider nicht genehmigt werden. Bei händischen Belegen kann daher direkt darauf hingewiesen werden, dass eine eindeutigere Produktbezeichnung gewählt wird.

Ich habe meine Mahlzeit nicht vom Restaurant/Imbiss/Bäcker oder Supermarkt bezogen, sondern von der Tankstelle/Betriebskantine etc. Kann ich diesen Beleg dennoch einreichen?

Solange die Position der Speise als solche ersichtlich ist, ist das Herkunftsunternehmen egal. Wichtig ist natürlich, dass unter “Essenszuschuss” nur die Summe der Speisen angegeben wird und nicht etwa der Betrag für die Tankfüllung.

Kann ich meinen Beleg vom Wocheneinkauf verteilt auf die Woche einreichen?

Nein, gemäß den Richtlinien müssen die Belege das gleiche Datum aufweisen wie der Tag, an dem die Mahlzeit verzehrt wird.

Wie reiche ich Belege von Uber Eats korrekt ein?

Uber Eats-Belege können auf den ersten Blick recht komplex wirken, da sie verschiedene Posten wie Service- und Liefergebühren, Rabatte oder Mitarbeiteraktionen enthalten. Um sicherzustellen, dass dein Essenszuschuss korrekt und gesetzeskonform erstattet wird, ist es wichtig, dass der richtige Betrag angegeben wird.

Warum ist das wichtig?

Wir sind verpflichtet, uns an steuerrechtliche und gesetzliche Vorgaben zu halten. Das bedeutet, dass wir nur den Betrag erstatten dürfen, der tatsächlich für das Essen bezahlt wurde – abzüglich aller Rabatte, Aktionen und Gebühren. Liefergebühren oder andere Servicekosten können nicht erstattet werden.

So ermittelst du den korrekten Betrag:

1. Grundregel: Es kann maximal der Betrag erstattet werden, der tatsächlich gezahlt wurde.

2. Abzüge beachten: Ziehe vom tatsächlich bezahlten Betrag die Gebühren und ggf. bezahltes Trinkgeld ab.

3. Relevante Posten: Nur die Kosten für die eigentliche(n) Mahlzeit(en) sind erstattungsfähig.

Beispiel 1: 

In diesem Fall wurden 21,98€ + 1,50€ Trinkgeld bezahlt. In den 21,98€ sind allerdings noch 2,15€ Servicegebühr enthalten und diese muss abgezogen werden. 
Der korrekte Betrag für die Einreichung ist hier also: 21,98€ - 2,15€ = 19,83€

Beispiel 2:

In diesem Fall wurden 11,81€ bezahlt. In den 11,81€ sind allerdings noch 1,19€ Servicegebühr enthalten und diese muss abgezogen werden. 
Der korrekte Betrag für die Einreichung ist hier also: 11,81€ - 1,19€ = 10,62€

Beispiel 3:

In diesem Fall wurden 14,98€ bezahlt. In den 14,98€ sind allerdings 0,25€ Einwegpfand, eine Liefergebühr von 2,99€ sowie 0,96€ Servicegebühr enthalten, was abgezogen werden muss.
Der korrekte Betrag für die Einreichung ist hier also: 14,98€ - 0,25€ - 2,99€ - 0,96€ = 10,78€.

Ich habe mehr Belege eingereicht als notwendig. Wie wird dies abgerechnet?

Es werden die für dich steuerlich günstigsten Belege bevorzugt und die Maximalsumme ausgeschöpft.