Bei Probonio ist eine Zahlung auch bequem und einfach via SEPA Firmenlastschriftmandat möglich. Der Vorteil: Sie zahlen immer pünktlich, da das benötigte Geld automatisch von uns eingezogen wird. In der folgenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie ein SEPA Lastschriftmandat direkt in Ihrem Arbeitgeber-Portal in nur vier Schritten einrichten können.

1. Bankdaten eintragen und SEPA-Vorlage herunterladen

2. Mandats-Vorlage unterschreiben und hochladen

3. Bankbestätigung anfragen

4. Bankbestätigung hochladen

5. Alternative zur Bankbestätigung

6. Auf Prüfung und Aktivierung warten

Rufen Sie dazu Ihr Arbeitgeber-Portal auf und gehen Sie in Ihre Einstellungen (Zahnrad-Icon oben rechts): https://manager.probonio.de/settings Scrollen Sie hier nach unten und betätigen Sie den Button Wählen in der Spalte SEPA Firmenlastschrift.

In den Einstellungen können Sie neben den Zahlungsarten auch Ihre allgemeinen Informationen wie Ihr Logo oder Ihre Anschrift hinterlegen und jederzeit anpassen. Alle Rechnungen erhalten Sie an die hier eingetragene Mail-Adresse.

Nun können Sie direkt mit dem ersten Schritt des Einrichtungs-Prozesses starten.

1. Bankdaten eintragen und SEPA-Vorlage herunterladen

Nach Klicken des Wählen-Buttons, öffnet sich unter der Spalte weitere Felder. Starten Sie nun damit, dass Sie Ihre IBAN in das entsprechende Feld eintragen. Klicken Sie daraufhin auf den Button Vorlage herunterladen und schließen Sie den Schritt mit dem Button Weiter ab.

Der Weiter-Button ist erst wählbar, sobald die Vorlage generiert wurde. In dieser werden, nach einer einmaligen Eintragung der IBAN, alle relevanten Informationen automatisch für Sie ergänzt.

Bitte beachten: Es muss sich um die IBAN/Daten des Rechnungsempfängers handeln. Ebenso muss das Konto für Firmenlastschriften zugelassen sein. Privatkonten können nicht für Firmenlastschriften genutzt werden. Bei dem hinterlegten Bankkonto muss es sich um ein Geschäftskonto handeln.

2. Mandats-Vorlage unterschreiben und hochladen

Bitte füllen Sie das soeben heruntergeladene Vorlagen-Dokument aus, unterschreiben Sie es und uploaden Sie es anschließend via Klick auf den Button Hochladen. Bestätigen Sie den Schritt mit Weiter.

3. Bankbestätigung anfragen

Senden Sie das ausgefüllte Dokument nun an Ihre Bank und bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung, dass das Mandat bei der Bank hinterlegt wurde und zum Einzug verwendet werden kann. Diese Bestätigung können Sie dann im nächsten Schritt im Arbeitgeber-Portal bei uns einreichen.

Tipp: Die meisten Banken greifen hier auf eine Formularvorlage zurück, die sie ausfüllen und Ihnen zur Bestätigung zusenden, damit Sie diese im Portal bei uns hochladen können. Alternativ akzeptieren wir auch, wenn die Bank das von Ihnen ausgefüllte Mandat mit einem Stempel und einer Unterschrift versieht, um die tatsächliche Hinterlegung und Funktionalität des Mandats zu bestätigen.

Wir benötigen die Bankbestätigung, um sicherzustellen, dass die Bank das Mandat sicher bei sich hinterlegt hat und von uns verwendet werden kann. Dies gewährleistet einen reibungslosen Einzug unsererseits und das ordnungsgemäße Funktionieren unserer automatisierten Prozesse.

4. Bankbestätigung hochladen

Sobald Ihre Bank Ihnen die Hinterlegung des SEPA-Firmenlastschriftmandats schriftlich bestätigt hat, können Sie nun die Bestätigung hochladen und den Schritt via Klick auf Weiter abschließen.

5. Alternative zur Bankbestätigung

Falls Ihre Bank keine Bankbestätigung ausstellt, können Sie alternativ auf anderem Wege bestätigen, dass das SEPA-Firmenlastschriftmandat bei Ihrer Bank hinterlegt wurde.

Aktivieren Sie dazu den Regler Meine Bank kann keine Bestätigung ausstellen und klicken Sie auf Weiter.

Bestätigen Sie anschließend durch das Aktivieren der Kontrollkästchen, dass Sie die jeweiligen Bedingungen akzeptieren, und klicken Sie auf Bestätigen.

Klicken Sie in einem letzten Schritt auf Weiter, um den Prozess abzuschließen.

6. Auf Prüfung und Aktivierung warten

Herzlichen Glückwunsch! Sobald Sie diesen letzten Schritt erledigt haben, sind alle Voraussetzungen von Ihrer Seite erfüllt. Wir prüfen nun Ihre eingereichten Dokumente. Anschließend aktivieren wir Ihr SEPA. Ab diesem Zeitpunkt werden alle zukünftigen Rechnungen automatisch per SEPA-Einzug beglichen.

Den Status der Einrichtung Ihres Lastschriftmandats können Sie jederzeit hier einsehen:

Der Wechsel von Überweisung zu SEPA-Firmenlastschrift ist abgeschlossen, sobald wir Ihre Mandatsunterlagen geprüft haben. Bis dahin sind alle Zahlungen weiterhin via Überweisung zu leisten.

Hinweis zum Sachbezugs-Benefit: Eine Aufladung Ihres Budgets und damit Zahlung an uns (egal, ob via Überweisung Vorkasse oder SEPA Firmenlastschrift), findet nur dann statt, wenn Sachbezüge für Mitarbeiter konfiguriert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.