- Aktivierung des Benefits und Budget-Aufladung
- Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
- Abrechnung des Sachbezugs & Integration in die Lohnbuchhaltung
- Dokumentation im Lohnkonto
- Abrechnung über Gehaltsabrechnung
- Aufzeichnungserleichterung
- Fall-Back-Gutscheine als Sicherungsfunktion
- Weitere Informationen zum Gutscheinzufluss
- Rechtliche Grundlagen (und Informationen für Steuerberater)
- Video Tutorial
Aktivierung des Benefits und Budget-Aufladung
Im Arbeitgeber-Portal kann der Benefit Gutscheine für Mitarbeiter freigeschaltet und individuell konfiguriert werden. Wir empfehlen, bei der Einrichtung zuerst Ihr Guthaben-Budget aufzuladen und anschließend Ihre Mitarbeiter einzuladen, denn erst wenn das Budget gedeckt ist, werden Gutscheine freigeschaltet und können von Ihren Mitarbeitern genutzt werden.
1. Budget-Aufladung
Laden Sie zunächst Ihr Gutschein-Budget für mindestens einen Monat auf. Das Budget muss dabei mindestens den Gesamt-Betrag der Gutscheine, die den Mitarbeitern in diesem Monat zur Verfügung stehen sollen, abdecken. Bei zehn Mitarbeitern, die jeweils ein Gutschein-Budget von 50 € erhalten sollen, ergibt sich so ein Mindestbetrag von 500 € (10x50 €=500 €).
Beachten Sie: Eine Aufladung setzt sich immer aus zwei Punkten zusammen:
- Anmeldung der Budget-Aufladung im Arbeitgeber-Portal.
- Geld-Transaktion (möglich via Überweisung Vorkasse und via SEPA Firmenlastschrift).
Erst wenn beide Punkte abgeschlossen sind und wir das Geld erhalten haben, wird Ihnen das Geld im Arbeitgeber-Portal gutgeschrieben und ist für Ihre Mitarbeiter nutzbar.
Klicken Sie zur Anmeldung der Aufladung im Menü auf Sachbezug > Bestellungen.
Klicken Sie auf der neu geöffneten Seite oben rechts auf den Reiter Guthaben und anschließend auf den Button Aufladen.
Daraufhin öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster. Der zu erwartende Gesamtbetrag für einen Monat wird automatisch berechnet und Ihnen zur groben Orientierung auf der rechten Seite mittig angezeigt. Geben Sie im Betrags-Feld links mit den gewünschten Betrag ein und schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Zahlungspflichtig bestellen ab.
Sie erhalten in Kürze von uns eine E-Mail (Absender E-Mail-Adresse: info@probonio.de) mit den Zahlungsdaten, die Sie zur Überweisung benötigen. Die Rechnung erhalten Sie in der Regel innerhalb der nächsten 24 Stunden. Sobald wir Ihre Zahlung erhalten haben und die Verarbeitung Ihrer Bestellung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigungsmail von info@probonio.de.
Automatische Aufladung
Standardgemäß ist die Automatische Aufladung für Sie aktiviert. Aufgrund dieser erhalten Sie jeden Monat kurz vor Monatsende eine Rechnung von uns, die die zu erwartenden Kosten des kommenden Monats deckt. Wenn Sie für den laufenden Monat den Benefit Gutscheine oder Aufmerksamkeiten für einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren, erhalten Sie eine separate Rechnung dafür (in der Regel innerhalb der nächsten 24 Stunden). Auch die Anmeldung der Budget-Aufladung im Arbeitgeber-Portal erfolgt in diesen Fällen automatisiert.
Eine Deaktivierung der automatischen Aufladung ist möglich, jedoch nicht zu empfehlen, da dann das gesamte Monitoring selbst übernommen werden müsste und das Risiko bestünde, dass Ihre Mitarbeiter keine Gutscheine auswählen können.
Hinweis: Die automatische Aufladung bedeutet nicht, dass automatisch Budget für Sie aufgeladen wird! Eine entsprechende Überweisung zur Rechnung muss nach wie vor getätigt werden. Falls Sie auch hier einen automatisierten Vorgang wünschen, empfehlen wir die Einrichtung eines SEPALastschriftmandats.
SEPA-Lastschriftmandat
Um den Verwaltungsaufwand für Sie weiter zu minimieren, empfehlen wir die Einrichtung eines SEPA-Lastschriftmandats. Dies können Sie in Ihrem Arbeitgeber-Portal tun: https://manager.probonio.de/settings/payment. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier: Anleitung SEPA Firmenlastschriftmandat. Die perfekte Ergänzung zur automatischen Aufladung!
Gutscheine werden erst freigeschaltet, wenn das entsprechende Budget aufgeladen ist.
Mitarbeiter können das Gutschein-Budget erst dann nutzen, wenn der Zahlungseingang verbucht und die Aufladung abgeschlossen ist. Dieser Vorgang dauert in der Regel 3-4 Werktage.
Hinweis: Falls Sie keine automatischen Rechnung erhalten, jedoch SEPA einrichten möchten, können Sie die Aufladung Ihres Budgets jederzeit wie unter Überschrift 1. Budget-Aufladung beschrieben manuell vornehmen. Hier empfehlen wir die Aufladung des Budgets für mehrere Monate im Voraus. Es wird jeden Monat nur so viel Budget verbraucht, wie von den Mitarbeitern tatsächlich in Anspruch genommen wird. So halten Sie auch hier den Aufwand gering und Ihre Mitarbeiter können den Benefit Gutscheine wie gewünscht nutzen.
2. Gutscheine für Mitarbeiter freischalten
Öffnen Sie zunächst die Übersichtsspalte und navigieren Sie zu Gutscheine > Mitarbeiter.
Wechseln Sie nun zur Spalte Benefit inaktiv. Wählen Sie nun die entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken Sie auf den Button Jetzt für Mitarbeiter konfigurieren.
Tipp: Um alle Mitarbeiter gesammelt auszuwählen, setzen Sie den Haken links neben Mitarbeiter.
Ergänzen Sie im Pop-up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf Aktivieren ab.
Es ist jeweils der aktuelle Monat als Starttermin, sowie der Höchstbetrag von 50 € voreingestellt. Sie haben die Möglichkeit, sowohl das Start- als auch Enddatum sowie den monatlichen Betrag individuell festzulegen. Wenn Sie kein Enddatum festlegen, erhält der Mitarbeiter fortlaufend jeden Monat automatisch das festgelegte Gutschein-Budget.
Bitte beachten Sie: Gutscheine können im laufenden Monat nur bis zum 25. hinterlegt werden. Ab dem 26. ist die Hinterlegung erst wieder für den kommenden Monat möglich.
Ihre Mitarbeiter werden nun automatisch in die Spalte Benefit aktiv verschoben. Informationen zum Betrag und ab wann der Benefit aktiv ist, werden automatisch in der Übersicht ergänzt.
Benefit beenden
Hier können Sie auch die Konfiguration für einen Mitarbeiter beenden oder bearbeiten.
Dabei können Sie wählen, ob Sie den Benefit baldmöglichst deaktivieren möchten, oder eine Deaktivierung planen wollen.
Benefit pausieren
Sie haben auch die Möglichkeit, einen Benefit für einen bestimmten Zeitraum zu pausieren.
Gehen Sie dazu unter dem entsprechenden Benefit auf Mitarbeiter und in die Spalte Benefit aktiv. Dort wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken oben rechts aus Konfiguration für x Mitarbeiter ändern.
Danach öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter Benefit pausieren und geben Sie dort den gewünschten Zeitraum ein, für den der Benefit nicht aktiviert sein soll.
Alternativ könne Sie diese Einstellung direkt im Mitarbeiter-Profil bearbeiten.
Gehen Sie dazu auf Stammdaten und wählen Sie dort den entsprechenden Mitarbeiter aus.
Klicken Sie bei dem Benefit, den Sie vorübergehend pausieren wollen, rechts auf das kleine Stopp-Zeichen.
Nun öffnet sich wieder ein neues Fenster, in dem der gewünschte Zeitraum für die Pausierung eingetragen werden kann.
Wenn Sie Ihre Einstellungen mit Speichern übernommen haben, können Sie unter dem Mitarbeiter-Profil sehen, dass der Benefit nur noch bis zu einem bestimmten Zeitraum aktiv ist und dann wieder ab dem von Ihnen gewünschten Monat neu aufgelistet wird.
Details zur Konfiguration der Gutscheine
Auch beim Benefit Gutscheine gilt: Die Entscheidung, welchen Mitarbeitern der Benefit in welchem Umfang zur Verfügung steht, liegt ganz bei Ihnen – der Benefit kann jederzeit und eigenständig von Ihnen freigeschaltet, deaktiviert oder angepasst werden. Monatlich können maximal 50 € pro Mitarbeiter ausbezahlt werden. Der Maximalbetrag von 50 € kann prinzipiell auch Teilzeitkräften, Azubis oder Werkstudenten in voller Höhe gewährt werden.
50 €-Sachbezugsgrenze
Die Gutscheinlösung von Probonio fällt, anders der Essenszuschuss oder das Mobilitätsbudget, unter die Sachbezugsgrenze.
Wichtig
Erhält ein Mitarbeiter einen 50 € Gutschein, dürfen keine weiteren Zuwendungen, die unter den Sachbezug fallen, an diesen Mitarbeiter gegeben werden. Dazu zählen z.B. Firmenfitness, Gesundheitsbudget (bKV), Tankgutscheine. Wird die 50 €-Grenze überschritten, werden für den komplettenb Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.
3. Mitarbeiter einladen
Nun haben Sie den Benefit erfolgreich für alle Ihre Mitarbeiter eingerichtet. Auch Ihr Budget ist ausreichend gedeckt. In einem letzten Schritt können Sie Ihre Mitarbeiter gesammelt und an Ihrem Wunschtag zur Nutzung der App einladen.
Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
Wir empfehlen, eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag mit Ihren Mitarbeiter abzuschließen. Eine kostenfreie Vorlage erhalten Sie von Ihrem persönlichen Probonio-Ansprechpartner und am Ende des Artikels direkt zum Herunterladen.
Abrechnung des Sachbezugs & Integration in die Lohnbuchhaltung
Es gibt 3 Möglichkeiten, den Sachbezug steuerrechtlich zu dokumentieren/abzurechnen:
- Dokumentation im Lohnkonto
- Konfiguration der Lohnart
- Abrechnung über Gehaltsabrechnung
- Import-Datei für das Lohnprogramm erhalten
- Frühzeitiger Erhalt der Export-Datei bei Gehaltsabrechnung vor Monatsende
- Aufzeichnungserleichterung
Dokumentation im Lohnkonto
Sie dokumentieren in regelmäßigen Abständen den Zufluss aller Sachbezüge im Lohnkonto. Hierfür können Sie monatlich, jährlich oder auf Rückfrage Ihres Steuerbüros die Auflistung aller zugeflossenen Sachbezüge aus Probonio exportieren. Den entsprechend CSV Export finden Sie im Arbeitgeber-Portal von Probonio unter Sachbezug > Bestellungen > Listen-Button auf der rechten Seite)
Abrechnung über die Gehaltsabrechnung
Sie wollen den Sachbezug zur besseren Visualisierung für Ihre Mitarbeiter zusätzlich auf der Gehaltsabrechnung dokumentieren? Dann senden wir Ihnen gern eine monatliche Abrechnung aller zugeflossenen Gutscheine Ihrer Mitarbeiter als Import-Datei für das Lohnprogramm Ihrer Wahl zu. Konfigurieren Sie dazu Ihr gewünschtes Lohnprogramm (z.B. DATEV LODAS, DATEV Lohn & Gehalt, SAP, SAGE, Lexware etc.) im Arbeitgeber-Portal von Probonio.
Falls das Buchhaltungssystem geändert wurde, wenden Sie sich bitte an den Probonio-Support und wir nehmen diese Änderung für Sie vor. Alle Angaben zu Lohnarten sowie E-Mail-Adressen etc. können Sie anschließend selbst beim jeweiligen Benefit einpflegen.
Lohnbuchhalter oder Steuerberater können die relevanten Daten mit wenigen Klicks in das verwendete Lohnprogramm importieren, so dass die Sachbezüge automatisch auf der monatlichen Gehaltsabrechnung erscheinen. Die Dokumentation im Lohnkonto ist somit ebenso gewährleistet.
Konfiguration der Lohnart
Falls noch nicht vorhanden, ist eine Lohnart für den Sachbezug im Lohnprogramm, z.B. in DATEV, anzulegen. Die Lohnart für den Sachbezug ist im Normalfall als steuerfrei und sozialversicherungsfrei zu konfigurieren (FFJ) mit automatischen Netto-Abzug. Durch die abgabenfreie Lohnart und den Netto-Abzug bleibt das über das Gehalt ausgezahlte Netto-Gehalt unverändert, da die Sachzuwendung als steuerfreier Gutschein zufließt.
steuer- und sv-freie Lohnart (FFJ)
Automatischer Netto-Abzug
Eine komplette Lohnabrechnung als Beispiel finden Sie am Ende des Artikels angehängt.
Import-Datei für das Lohnprogramm erhalten
Navigieren Sie im Menü auf Sachbezug und anschließend auf den Reiter Lohndaten-Export:
Hier können Sie u.a. Ihr Lohnbuchhaltungssystem wählen. Die allermeisten Steuerkanzleien verwenden DATEV. Von DATEV gibt es zwei Programme zur Lohnabrechnung: LODAS und Lohn & Gehalt.
Ebenso können Sie hier den monatlichen, automatischen Versand an bis zu drei E-Mail-Adressen aktivieren. So ist sichergestellt, dass der Sachbezug stets rechtzeitig abgerechnet wird.
Setzen Sie unbedingt den Haken bei Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken
Hinterlegen Sie unter Daten des Steuerbüros nun Ihre Kundendaten, mit denen Sie Ihre Firma bei Ihrem Steuerbüro identifizieren. Erfragen Sie Beraternummer/Mandantennummer direkt bei Ihrem Steuerbüro. Diese Daten müssen Sie zur einmaligen Konfiguration der Integration im Arbeitgeber-Portal hinterlegen. Gleiches gilt für die Lohnarten.
Die Export-Datei wir daraufhin automatisch jeweils im Abrechnungszeitraum + 1 Tag verschickt. Den Export für April erhalten Sie also am 01. Mai.
Frühzeitiger Erhalt der Export-Datei bei Gehaltsabrechnung vor Monatsende
Wenn Ihr Lohnbüro die Abrechnung vor Monatsende durchführt und die vollständige Export-Datei früher benötigt wird, können Sie im Arbeitgeber-Portal einen Stichtag festlegen, bis zu dem Mitarbeiter spätestens einen Gutschein in der App auswählen müssen. Der automatische Versand des Reports erfolgt dann am Folgetag.
Beispiel: Wenn Sie im Arbeitgeber-Portal festlegen, dass Mitarbeiter bis zum 20. eines Monats Gutscheine wählen müssen, erfolgt der automatische Verseánd am 21. des entsprechenden Monats.
Diese Einstellungen können Sie direkt im Arbeitgeber-Portal unter Sachbezug > Einstellungen > Tag des Monats, bis zu dem die Mitarbeiter Gutscheine wählen dürfen vornehmen.
Beachten Sie, dass Sie die Datei auch manuell herunterladen können unter Sachbezug > Lohndaten-Export > Lohndaten-Export generieren.
Aufzeichnungserleichterung
Sie wollen sich nicht um die Dokumentation der Sachbezüge kümmern? Probonio dokumentiert alle zugeflossenen Sachbezüge digital gemäß der rechtlichen Anforderungen (z.B. GoBD). Daher können Sie beim Finanzamt eine Aufzeichnungserleichterung für den Sachbezug beantragen. Eine Vorlage für den Antrag auf Aufzeichnungserleichterung stellen wir Ihnen auf Rückfrage gerne kostenfrei zur Verfügung. Nach der Zustimmung Ihres Betriebsstättenfinanzamts entfällt die Dokumentationspflicht Ihrerseits. Probonio dokumentiert und archiviert in diesem Fall den Zuflusszeitpunkt und die Art aller Sachbezüge in Ihrem Auftrag für bis zu 10 Jahre.
Fall-Back-Gutscheine als Sicherungsfunktion
Aus steuerrechtlichen Gründen müssen Gutscheine Mitarbeiter immer im jeweiligen Monat zufließen. Das bedeutet: Wenn Sie einem Mitarbeiter im März einen Gutschein zur Verfügung stellen, muss dieser auch im März einen Gutschein verbindlich wählen. Andernfalls verfällt das Guthaben für Ihren Mitarbeiter, während es in Ihrem Arbeitgeber-Portal als Guthaben bestehen bleibt.
Um zu vermeiden, dass Guthaben für Ihre Mitarbeiter verfällt, ist standardmäßig ein automatischer Gutscheinzufluss für Ihre Mitarbeiter eingestellt. Das bedeutet: Sollte ein aktiver Mitarbeiter bis zum letzten Tag des Monats noch keinen Gutschein manuell gewählt haben und auch keine automatische Auswahl getroffen sein, erhält er automatisch einen von Ihnen festgelegten Gutschein. Standardmäßig ist hier ein Gutschein des Anbieters Rossmann hinterlegt. Änderungen können Sie im Abschnitt automatisch gewählter Gutschein vornehmen. Die hier gelisteten Anbieter erfüllen die Anforderungen, dass Sie für jeden Wert verfügbar sind.
Wenn Sie die Auswahl Keine Auswahl hinterlegen, sind Ihre Mitarbeiter selbst für die Auswahl eines Gutscheins oder aber das Hinterlegen eines individuellen automatischen Gutscheins verantwortlich. Beides können Ihre Mitarbeiter über die App einstellen.
Sämtliche weiteren Anpassungen der Einstellungen zu den Fall-Back-Gutscheinen können Sie direkt in den Einstellungen für den Gutscheinzufluss vornehmen.
Navigieren Sie dazu über das Menü auf Sachbezug > Einstellungen.
Hier können Sie alle Einstellungen nach Ihren Wünschen anpassen. Bestätigen Sie Ihre Anpassungen mit Klick auf den Button Speichern oben rechts.
Weitere Informationen zum Gutscheinzufluss
Insgesamt gibt es also 3 Möglichkeiten, über die Mitarbeiter sicher einen Gutschein erhalten:
- Eigenständige manuelle Auswahl durch Mitarbeiter: Mitarbeiter wählen sich selbstständig und manuell über die App ihren Wunschgutschein für den jeweiligen Monat aus.
- Eigenständige automatische Auswahl durch Mitarbeiter: Falls Mitarbeiter die App nicht regelmäßig öffnen oder immer denselben Gutschein möchten, können sie die Option automatische Auswahl aktivieren. Diese Funktion greift am letzten Tag des Monats, falls bis dahin keine manuelle Auswahl getroffen wurde.
- Sicherheitsgutschein von Arbeitgeber-Seite: Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, eine zusätzliche Sicherheitsstufe einzurichten, indem Sie einen Sicherheitsgutschein festlegen. Gemäß unserer Standard-Konfiguration erhält ein aktiver Mitarbeiter am Ende des Monats automatisch einen Rossmann-Gutschein, falls bis dahin weder eine manuelle noch automatische Auswahl getroffen wurde und das Guthaben ansonsten verfallen würde. Die Einstellungen hierzu können Sie direkt im Arbeitgeber-Portal anpassen.
Rechtliche Grundlagen (und Informationen für Steuerberater)
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern seit dem 01.01.2022 eine monatliche Sachleistung von bis zu 50 € monatlich bzw. bis zu 600 € jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren, da die Freigrenze des Sachbezugs von 44 € auf 50 € erhöht wurde.
Folgende Regelungen gelten für den 50 €-Sachbezug:
- Die Auszahlung des 50 €-Sachbezugs darf nicht über die Gehaltsüberweisung oder in bar erfolgen.
- Die Sachleistung muss zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich.
- Der 50 €-Sachbezug muss in Form von Waren und Dienstleistungen erfolgen
- Der Betrag von 50 € monatlich (inkl. Umsatzsteuer) darf nicht überschritten werden. Ist dies der Fall, wird der gesamte Betrag des Sachbezugs steuer- und sozialversicherungspflichtig.
- Die Sachleistungen sollten in der Lohnabrechnung mit der Höhe des Sachbezugs und dem Tag des Erhalts berücksichtigt werden.
- Die Mitarbeiter sind nicht dazu verpflichtet, den Sachbezug im Monat des Erhalts anzuwenden, sondern können das Geld ansammeln.
Folgende Gutscheine und Geldkarten können zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitgeber oder einem Dritten gewährt werden:
- Gutscheine oder Geldkarten […], die berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins aus seiner eigenen Produktpalette zu beziehen […]; der Sitz des Ausstellers sowie dessen Produktpalette sind insoweit nicht auf das Inland beschränkt.
- Gutscheine oder Geldkarten […], die berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen.
- Gutscheine oder Geldkarten […], die nur berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen; auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland kommt es deshalb hier nicht an. Nicht ausreichend ist hierfür die alleinige Bezugnahme auf eine Händlerkategorie […].
- Gutscheine oder Geldkarten […], die nur berechtigen, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen Waren oder Dienstleistungen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen (Zweckkarte); auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es nicht an.
Weitere Informationen zum Sachbezug finden Sie hier
- Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben
- Lohnsteuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG
- Regelung der Freigrenze pro Monat: 8.1 Abs. 3 LStR/ § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG
Wie wird sichergestellt, dass die Lösung von Probonio für den Sachbezug rechtskonform ist?
Entwicklung zusammen mit Steuerexperten
Probonio wurde zusammen mit Steuerexperten sowie Fachanwälten für Arbeits- und Sozialversicherungsrecht entwickelt und erfüllt somit alle rechtlichen Voraussetzungen, z.B. Zusätzlichkeitserfordernis, Einhaltung der Sachbezugsgrenzen etc.
Bestätigung durch Finanzämter
Die Sachbezugslösung von Probonio wurde von zahlreichen Finanzämtern deutschlandweit geprüft und bestätigt. Wenn Sie dennoch eine eigene Bestätigung wünschen, helfen wir Ihnen gerne dabei, eine Anrufungsauskunft bei Ihrem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt zu stellen.
Regelmäßige Prüfung aller Gutscheine durch Steuerexperten und Finanzämter
Die über Probonio verfügbaren Händlergutscheine werden regelmäßig durch unseren Steuerexperten überprüft und durch das Finanzamt bestätigt. Dabei werden die Gutscheine z.B. auf die Kriterien des ZAG überprüft (z.B. Einschränkung der Marketplace-Regelung, Ausschluss des Auszahlung des Guthabens, etc.).
Video Tutorial
Kommentare
0 Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.