Bei Probonio können Sie bequem per SEPA-Firmenlastschrift zahlen. So erfolgt die Zahlung automatisch und pünktlich. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen in vier Schritten, wie Sie das Mandat im Arbeitgeber-Portal einrichten.

1. Bankdaten eintragen und SEPA-Vorlage herunterladen

2. Mandatsvorlage unterschreiben und hochladen

3. Mandat an Ihre Bank übermitteln

4. Bankbestätigung hochladen

5. Alternative zur Bankbestätigung

6. Auf Prüfung und Aktivierung warten

7. Dokumente anpassen oder erneut hochladen

Wichtige Infos zum SEPA-Verfahren

Rufen Sie dazu Ihr Arbeitgeber-Portal auf und gehen Sie in Ihre Einstellungen (Zahnrad-Icon oben rechts): https://manager.probonio.de/settings. Scrollen Sie hier nach unten und betätigen Sie den Button Wählen in der Spalte SEPA-Firmenlastschrift.

In den Einstellungen können Sie Zahlungsarten, Logo und Anschrift hinterlegen und ändern. Alle Rechnungen werden an die eingetragene E-Mail-Adresse gesendet.

Starten Sie jetzt mit dem ersten Schritt des Einrichtungsprozesses. 

1. Bankdaten eintragen und SEPA-Vorlage herunterladen

Nach Klicken des Wählen-Buttons öffnet sich unter der Spalte weitere Felder. Starten Sie nun damit, dass Sie Ihre IBAN in das entsprechende Feld eintragen. Klicken Sie daraufhin auf den Button Vorlage herunterladen und schließen Sie den Schritt mit dem Button Weiter ab.

Der Weiter-Button ist erst wählbar, sobald die Vorlage generiert wurde. In dieser werden, nach einer einmaligen Eintragung der IBAN, alle relevanten Informationen automatisch für Sie ergänzt.

Bitte beachten: Es muss sich um die IBAN/Daten des Rechnungsempfängers handeln. Ebenso muss das Konto für Firmenlastschriften zugelassen sein. Privatkonten können nicht für Firmenlastschriften genutzt werden. Bei dem hinterlegten Bankkonto muss es sich also um ein Geschäftskonto handeln.

2. Mandatsvorlage unterschreiben und hochladen

Bitte füllen Sie das soeben heruntergeladene Vorlagen-Dokument aus, unterschreiben Sie es und uploaden Sie es anschließend via Klick auf den Button Hochladen. Bestätigen Sie den Schritt mit Weiter.

3. Mandat an Ihre Bank übermitteln

Bestätigen Sie mit der Checkbox, dass Sie das unterschriebene SEPA-Firmenlastschriftmandat an Ihre Bank übermittelt haben, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

4. Bankbestätigung hochladen

Nachdem Sie das SEPA-Firmenlastschriftmandat an Ihre Bank übermittelt haben, benötigen wir eine Bestätigung, dass das Mandat dort hinterlegt wurde. Dies stellt sicher, dass der SEPA-Einzug reibungslos durchgeführt werden kann.

Über den Button Vorlage herunterladen können Sie eine Bestätigungsvorlage herunterladen, von Ihrer Bank unterschreiben lassen und anschließend hochladen. Kann Ihre Bank keine Bestätigung ausstellen, gehen Sie zu Schritt 5.

Tipp: Viele Banken verwenden hierfür eine eigene Formularvorlage, die sie ausfüllen und Ihnen zur Verfügung stellen. Alternativ akzeptieren wir auch das von Ihnen ausgefüllte SEPA-Mandat mit Stempel und Unterschrift Ihrer Bank als Nachweis der Hinterlegung.

5. Alternative zur Bankbestätigung

Falls Ihre Bank keine Bankbestätigung ausstellt, können Sie alternativ auf anderem Wege bestätigen, dass das SEPA-Firmenlastschriftmandat bei Ihrer Bank hinterlegt wurde.

Aktivieren Sie dazu den Regler Meine Bank kann keine Bestätigung ausstellen und klicken Sie auf Weiter.

Bestätigen Sie anschließend durch das Aktivieren der Kontrollkästchen, dass Sie die jeweiligen Bedingungen akzeptieren, und klicken Sie auf Bestätigen.

Klicken Sie in einem letzten Schritt auf Weiter, um den Prozess abzuschließen.

6. Auf Prüfung und Aktivierung warten

Herzlichen Glückwunsch! Sobald Sie diesen letzten Schritt erledigt haben, sind alle Voraussetzungen von Ihrer Seite erfüllt. Wir prüfen nun Ihre eingereichten Dokumente. Anschließend aktivieren wir Ihr SEPA. Ab diesem Zeitpunkt werden alle zukünftigen Rechnungen automatisch per SEPA-Einzug beglichen.

Den Status der Einrichtung Ihres Lastschriftmandats können Sie jederzeit hier einsehen:

Der Wechsel von Überweisung zu SEPA-Firmenlastschrift ist abgeschlossen, sobald wir Ihre Mandatsunterlagen geprüft haben. Bis dahin sind alle Zahlungen weiterhin via Überweisung zu leisten.

7. Dokumente anpassen oder erneut hochladen

Sollten Anpassungen erforderlich sein, informieren wir Sie per E-Mail.

Über Zurück können Sie hier die betroffenen Dokumente über das X neben den jeweiligen hochgeladenen Dokumenten entfernen und erneut hochladen. Alternativ können Sie auch einfach auf das Überweisungsverfahren klicken, dann wird der SEPA-Einrichtungsprozess komplett neu gestartet.

Wichtige Infos zum SEPA-Verfahren

Hinweis zur Budgetaufladung und Gutscheinverfügbarkeit
Mit der Abbuchung wird Ihr Probonio-Budget aufgeladen. Erst nachdem die Zahlung verbucht wurde, steht Ihnen das Budget zur Verfügung und es können Gutscheine bezogen werden. Die Abbuchung erfolgt in der Regel 3–4 Werktage nach Rechnungsdatum.
Aus technischen Gründen ist es nur bis zum 25. eines Monats möglich, Sachbezüge im Arbeitgeber-Portal einzustellen, damit die rechtzeitige Aufladung des Budgets sichergestellt werden kann.

Hinweis zur ersten Abbuchung
Damit der SEPA-Einzug technisch erfolgreich durchgeführt werden kann, muss das SEPA-Mandat von Ihnen aktiv an Ihre Bank übermittelt und dort hinterlegt werden. Bei der ersten Zahlung greift unsere automatische Fraud-Protection. Dadurch kann es vorkommen, dass der Betrag zunächst geprüft wird und erst nach ca. 5–7 Werktagen auf Ihrem Account verbucht ist. Erst nach Abschluss der Prüfung und Verbuchung steht das aufgeladene Budget für den Gutscheinbezug zur Verfügung.
Damit der SEPA-Einzug technisch erfolgreich durchgeführt werden kann, muss das SEPA-Mandat aktiv von Ihnen an Ihre Bank übermittelt und dort hinterlegt werden.

Verwaltung der Zahlungsarten
Ihre Zahlungsarten können Sie im Arbeitgeber-Portal unter dem Reiter Unternehmenseinstellung und Rechnungen einsehen und bei Bedarf ändern, dort finden Sie auch Ihre Rechnung. Den Link zur Anmeldung für Ihr Arbeitgeber-Portal finden Sie hier: 
https://probonio.de/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=kAlwBra_zAG_fSuc_oConv_PRO_DE_2025_cGoo&utm_content=brand&utm_term=probonio+de&gad_source=1&gad_campaignid=15849621317&gclid=EAIaIQobChMInPq49puwkQMV36JoCR0_hCztEAAYASAAEgLvGfD_BwE

Hinweis zum Sachbezugs-Benefit: Eine Aufladung Ihres Budgets und damit Zahlung an uns (egal, ob via Überweisung Vorkasse oder SEPA-Firmenlastschrift), findet nur dann statt, wenn Sachbezüge für Mitarbeiter konfiguriert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.