Themen dieser Sektion

• Funktionen des Probonio-Portals
  • Link zum Probonio-Portal
• Zugang und Anmeldung
  • Erstellung eines Firmen-Accounts
  • Registrierung als Administrator-Nutzer
  • Problembehebung: Keine Registrierungsmail erhalten
• Konfiguration des Probonio-Portals
  • Anpassung der Unternehmenseinstellungen
  • Branding des Probonio-Portals und der Probonio-App
• Erstellung eines Firmen-Accounts

Funktionen des Probonio-Portals

Das Probonio-Portal bietet Ihnen als Arbeitgeber eine Vielzahl an Funktionen, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter-Benefits und HR-Prozesse erleichtern. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Funktionen:

1. Mitarbeiter verwalten: Sie können jederzeit Mitarbeiterprofile anlegen, freischalten, deaktivieren und löschen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, das Probonio-Portal an die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
2. Benefits konfigurieren: Sie haben die Möglichkeit, Benefits und Vergünstigungen individuell anzupassen. Sie können neue Benefits hinzufügen, bestehende ändern oder löschen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter entsprechen.
3. Lohndaten-Exporte einrichten: Das Probonio-Portal ermöglicht es Ihnen, Lohndaten unkompliziert zu exportieren, was die Lohnabrechnung und -verwaltung erheblich erleichtert. Die Exporte können an die Anforderungen Ihrer Buchhaltung oder externer Dienstleister angepasst werden.
4. Unternehmenseinstellungen anpassen: Sie haben die Kontrolle über die Konfiguration Ihres Probonio-Portals. Dies beinhaltet das Anpassen von Einstellungen auf Ihre individuellen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien.
5. Support anfragen: Sollten Sie Unterstützung benötigen oder Fragen haben, steht Ihnen unser Support-Team oder Ihr persönlicher Ansprechpartner gern zur Verfügung. Über das Probonio-Portal können Sie unkompliziert Anfragen stellen und auf unser Expertenwissen zugreifen.

Diese Funktionen sind darauf ausgelegt, die Nutzung des Probonio-Portals für Sie als Arbeitgeber so effizient und anpassbar wie möglich zu gestalten. In den folgenden Abschnitten erläutern wir die einzelnen Funktionen im Detail, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus dem Probonio-Portal herausholen können.

Link zum Probonio-Portal

Über folgenden Link gelangen Sie zum Probonio-Portal für Arbeitgeber: manager.probonio.de

Alternativ können Sie den Login-Button auf unserer Website nutzen.

Zugang und Anmeldung

Registrierung als Administrator-Nutzer

Um sich als Administrator-Nutzer im Probonio-Portal zu registrieren, öffnen Sie zunächst die Registrierungsmail, die Sie von uns (Absender E-Mail-Adresse: no-reply@probonio.de) erhalten haben und klicken Sie in dieser auf den Button Zum Arbeitgeber-Portal.

Daraufhin können Sie wählen, ob Sie sich via E-Mail und Passwort, Microsoft, Google, oder Apple anmelden möchten. Beachten Sie, dass Sie sich bei Ihren zukünftigen Logins immer über den Weg anmelden, den Sie hier gewählt haben, damit unser System Sie erkennt.

Wenn Sie Ihre Registrierung über E-Mail und Passwort abschließen möchten, füllen Sie auf der neu geöffneten Seite einfach die entsprechenden Felder aus und bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf Registrieren. Hier finden Sie zudem unsere Datenschutzerklärung.

Anschließend müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse verifizieren. Bitte verwenden Sie dazu den sechsstelligen Code, der Ihnen per E-Mail zugeschickt wurde. Dieser Code ist 10 Minuten gültig, nach Ablauf dieser Zeit können Sie ihn mit Klick auf Code erneut zusenden neu anfordern.

Vervollständigen Sie nun Ihre Daten und klicken Sie auf Registrierung abschließen.

Anschließend können Sie sich mit ihren Zugangsdaten mit Klick auf Login anmelden.

Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, öffnet sich das Probonio-Portal und Sie gelangen direkt auf Ihre persönliche Startseite ("Dashboard"-Seite). Hier werden Sie angezeigt und verfügen automatisch über Administrator-Rechte.

Problembehebung: Keine Registrierungsmail erhalten

Falls Sie keine E-Mail erhalten haben, kontrollieren Sie bitte zunächst die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse auf mögliche Tippfehler, überprüfen Sie Ihre unternehmensspezifische Firewall und durchsuchen Sie anschließend Ihren Spam-Ordner. Wenn Sie auch dort keine Registrierungsmail finden, wenden Sie sich direkt an unser Support-Team: Support@probonio.de 

Konfiguration des Probonio-Portals

Anpassung der Unternehmenseinstellungen

Im Probonio-Portal haben Sie die Möglichkeit, die Einstellungen Ihres Unternehmens eigenständig nach Ihren Anforderungen zu konfigurieren. Dazu gehören:

1. Logo-Anpassung: Sie können Ihr Unternehmenslogo in den Einstellungen hochladen, um sicherzustellen, dass es nach dem Upload sowohl im Probonio-Portal als auch in der Probonio-App für Mitarbeiter sichtbar ist.
2. Firmenanschrift: Sie können Ihre Firmenanschrift bequem aktualisieren und so sicherstellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand ist. Hinweis: Bei der Firmenanschrift handelt es sich gleichzeitig um Ihre Rechnungsadresse. Hinterlegen Sie Ihre Daten daher dementsprechend.
   Wichtig: Wenn Sie mehrere Firmen verwalten, müssen Sie die Einstellungen jeweils pro Unternehmen verwalten und anpassen. 
3. Zahlungsart: Konfigurieren Sie Ihre bevorzugte Zahlungsart, um die reibungslose Abwicklung von Zahlungen und Transaktionen zu gewährleisten. Dies betrifft nicht das Bikeleasing-Benefit, hier wird die Zahlung direkt mit dem Bikeleasing-Service abgewickelt.
4. Integration Personio: Verknüpfen Sie Probonio nahtlos mit der HR-Software Personio, um die manuelle Eingabe von Mitarbeiterdaten zu vermeiden.
5. Vorlagen einstellen: Die hier konfigurierten Benefits werden für den gewählten Mitarbeiter aktiviert, sobald die Vorlage angewendet wird.

Direkt zu Ihren Einstellungen gehen: https://manager.probonio.de/settings

Alternativ gelangen Sie zu den Einstellungen, indem Sie im Probonio-Portal auf das Zahnrad-Symbol oben rechts klicken:

Branding des Probonio-Portals und der Probonio-App

Bei Probonio haben Sie die Möglichkeit, Ihr Portal und die App für Mitarbeiter mit Ihrem individuellen Firmenlogo zu individualisieren. Öffnen Sie dazu Ihre Unternehmenseinstellungen, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts klicken. Gehen Sie anschließend auf den Reiter Corporate Design. Laden Sie nun Ihr Firmenlogo als Bilddatei hoch, indem Sie auf Kein Bild gewählt klicken. Bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf den Speichern-Button klicken, der automatisch erscheint, sobald Sie ein Bild ausgewählt haben. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Farben der Probonio-App an Ihre Unternehmensfarben anzupassen. Hierfür können Sie die Pipette nutzen um die passende Farbe aus dem Logo zu spiegeln, oder Sie tragen den entsprechenden Farbcode ein. 

Auf diese Weise können Sie Ihr Firmenlogo im Handumdrehen oben links im Portal und in der App präsentieren.

Sie können das Logo jederzeit selbst austauschen oder ändern. Es können alle Bild-Formate verwendet werden. Wir empfehlen die Nutzung von svg-Dateien, da diese beliebig skalierbar sind und so eine Unschärfe an den Rändern Ihres Logos ausgeschlossen werden kann.

Erstellung eines Firmen-Accounts

Um einen Firmen-Account für Ihr Unternehmen zu erstellen, können Sie sich direkt an Ihre Ansprechperson bei Probonio wenden oder Ihr Unternehmen über unsere Website ganz einfach selbst registrieren. Klicken Sie dafür auf den Button Kostenlos testen im Menüpunkt Software. Sollten Sie bereits einen Bikeleasing Firmen-Account haben, ist dies nicht notwendig – Sie können sich mit Ihren Zugangsdaten von Bikeleasing direkt in Probonio einloggen.

Geben Sie in einem nächsten Schritt nun Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Unternehmensdaten ein und klicken Sie auf Kostenlos registrieren.

Sie haben sich nun einen Firmen-Account erstellt. In einem nächsten Schritt müssen Sie Ihre Registrierung abschließen, um das Portal einrichten und optimal nutzen zu können.