Was bietet die HR-System-Integration mit Probonio?

Wenn Sie HR-Software wie beispielsweise Personio nutzen, haben Sie die Möglichkeit, diese mit dem Arbeitgeber-Portal von Probonio zu verknüpfen. Die Integration bietet zahlreiche Vorteile und ermöglicht es Ihnen, die Personalverwaltung effizienter und zeitsparender zu gestalten.

Durch die automatische Synchronisation werden die Mitarbeiterdaten in Ihrem HR-System mit dem Arbeitgeber-Portal abgeglichen, sobald eine Änderung vorgenommen wurde. Dies bedeutet, dass Änderungen wie beispielsweise Neueinstellungen, Bearbeitungen oder Austritte, automatisch übernommen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten stets aktuell und konsistent sind.

Ein weiterer Vorteil der Integration ist die Möglichkeit, neue Mitarbeiter direkt zu Probonio einzuladen. Dies kann auf Wunsch automatisch erfolgen, sobald ein neuer Mitarbeiter in Ihrem HR-System angelegt wird. So sparen Sie wertvolle Zeit und reduzieren administrativen Aufwand.

Die Integration zwischen Ihrem HR-System und Probonio lässt sich ganz unkompliziert vornehmen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen dazu finden Sie auch nachstehend hier im Beitrag.

Anleitungen für die Integration der HR-Systeme

Anleitungen zu den einzelnen HR-Systemen finden Sie hier: https://help.kombo.dev/hc/en-us/categories/18202211029393-Connection-Guides

Für welche HR-Systeme funktioniert die Integration?

Personio, Workday, SAP SuccessFactors, Factorial, AFAS Software, BambooHR, PayFit, Kenjo, HeavenHR, HiBob, Cezanne HR, Microsoft Entra ID, Google Workspace, Nmbrs, Deel, Remote, IRIS Cascade, Okta, Sage HR, Humaans, Eurécia, Officient, Charlie, Sesame HR, HR Works, Breathe HR, CatalystOne, Mirus, AlexisHR, Simployer, Rippling, Kallidus(Sapling), PeopleHR, Lucca, Planday, BoondManager, Hailey HR, Perbility Helix, Visma Raet - Youforce, Kombo Sandbox

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Integration Ihres HR Systems - Beispiel Personio

1. Öffnen Sie das Arbeitgeber-Portal von Probonio (manager.probonio.de). Gehen Sie dort in den Unternehmens-Einstellungen (Zahnrad-Icon oben rechts) zum Reiter Integration HR System. Klicken Sie dort auf Einrichtung starten.

2. Wählen Sie Ihr HR-System aus:

3. Unter den einzelnen Bereichen finden Sie die Einträge, die Probonio lesen möchte, um die Integration bestmöglich umzusetzen. Optionale Punkte können Sie abwählen.

4. Geben Sie hier die Personio Subdomain (so wie in Personio hinterlegt) ein.

5. Öffnen Sie Personio über den Link hier.

6. Klicken Sie in Personio auf Einstellungen > API Zugriffsdaten und dann oben rechts auf Individuelle Integration erstellen

7.  Geben Sie in Personio den Namen für die Zugangsdaten Probonio (wie er Ihnen im Arbeitgeber-Portal von Probonio angezeigt wird) ein.

8. Klicken Sie auf weiter und wählen Sie in Personio die Attribute an, die Ihnen im Arbeitgeber-Portal von Probonio angezeigt werden.

9. Klicken Sie auf Integration erstellen, geben Sie die Client ID und das Client Secret in Probonio ein und klicken Sie auf weiter. Warten Sie einen Moment, bis der nächste Schritt angezeigt wird.

10. Im nächsten Schritt können Sie uns ergänzende Informationen zur Verfügung stellen. Dieser Schritt kann auch vorerst übersprungen werden.

Hinweis: Für den Benefit Erholungsbeihilfe ist es wichtig, die Anzahl der Kinder der jeweiligen Mitarbeiter zu erfassen. In solchen Fällen können Sie in Personio ein Attribut für die Anzahl der Kinder hinterlegen und dieses dort befüllen. Sollten Sie das Attribut neu erstellen, müssten Sie nach der Erstellung noch einmal auf Re-sync Data klicken und noch einmal synchronisieren. Dann können Sie das angelegte Attribut unter Anzahl Kinder auswählen.

11. Im nächsten Schritt können Sie auswählen, welche Mitarbeiter synchronisiert werden sollen, z.B. nur die Mitarbeiter aus einer von mehreren Gesellschaften oder nur Vollzeit-Mitarbeiter.

Die Integration ist nun abgeschlossen. Sie können die Konfiguration jederzeit ändern oder die Verbindung trennen.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

FAQ zur Personio Integration

Wie oft werden die Daten synchronisiert?

Die Synchronisation erfolgt automatisch mehrmals täglich. Alternativ können Sie über das Arbeitgeber-Portal von Probonio jederzeit eine manuelle Synchronisation starten, indem Sie den Button Synchronisierung planen klicken.

Welche Daten werden synchronisiert?

Die Integration berücksichtigt alle bei der Einrichtung ausgewählten Attribute. Bei Personio sind das z.B. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Status, Personalnummer, Anstellungsart, Anstellungsdatum, Austrittsdatum, Geschlecht, Gesellschaft, Standort, Familienstand und Anzahl der Kinder (falls eingerichtet). Die Konfiguration kann jederzeit geändert werden.

Kann ich die Synchronisation individuell anpassen?

Ja, Sie können in den Einstellungen definieren, welche Datenfelder synchronisiert werden sollen.

Personio: Navigieren Sie dazu in Personio über den Marketplace zu Probonio und öffnen Sie das Dropdown-Menü Attribute wählen. Alle ausgewählten Punkte werden synchronisiert.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis beendet und in Personio ein Austrittsdatum festgelegt wird?

Sofern von Ihnen konfiguriert, wird auch dies mit Probonio synchronisiert. Bei der nächsten Synchronisation wird der betreffende Mitarbeiter in Probonio mit dem Status Ausscheidung geplant versehen. Der Monat des Austrittsdatums wird als letzter Arbeitsmonat in Probonio hinterlegt.

Der Status Ausscheidung geplant beinhaltet, dass alle für den Mitarbeiter konfigurierten Benefits zum Ende des hinterlegten Monats deaktiviert werden. Außerdem ist es nicht mehr möglich, neue Benefits für den Mitarbeiter zu konfigurieren.

Nach dem Erreichen des Austrittszeitpunkts erhält der Mitarbeiter in Probonio den Status ausgeschieden.  Er kann auch nach dem Austritt auf die Probonio-App zugreifen, um ggf. noch nicht verwendete Gutscheine aus vergangenen Monaten einzulösen, jedoch keine neuen Benefits auswählen/Belege einreichen. Möchten Sie dies nicht mehr zulassen, können Sie den Mitarbeiter löschen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier. Es empfiehlt sich, den Mitarbeiter vorab darüber zu informieren, dass eine Löschung beabsichtigt ist, damit der dieser seine Gutscheine durch Download/Screenshots sichern kann.

Was ist, wenn ich einen Austritt erst nachträglich in Personio eintrage?

In diesem Fall werden mit der nächsten Synchronisation, soweit möglich, alle Benefits deaktiviert und der Status des Mitarbeiters auf Ausscheidung geplant gesetzt. Eine Beendigung ist nicht rückwirkend möglich. Daher wird die Ausscheidung zum Ende des aktuellen Monats wirksam.

Alternativ können Sie das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters im Arbeitgeber-Portal manuell sofort beenden, sofern noch kein Gutschein gewählt wurde (Sachbezug). Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Integration bei mehreren Gesellschaften

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Gesellschaften hat, können Sie bei der Integration im letzten Schritt die zu übertragenden Mitarbeiter nach Gesellschaft filtern.