Was bietet die Personio-Integration mit Probonio?

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Integration

FAQ zur Personio Integration

Wie oft werden die Daten synchronisiert?

Welche Daten werden synchronisiert?

Kann ich die Synchronisation individuell anpassen?

Was passiert mit den konfigurierten Benefits, wenn die Integration gelöscht wird?

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis beendet und in Personio ein Austrittsdatum festgelegt wird?

Was ist, wenn ich einen Austritt erst nachträglich in Personio eintrage?

Integration bei mehreren Gesellschaften 

 

Was bietet die Personio-Integration mit Probonio?

Wenn Sie Personio als HR-Software nutzen, haben Sie die Möglichkeit, diese mit dem Probonio-Arbeitgeberportal zu verknüpfen. Diese Integration bietet zahlreiche Vorteile und ermöglicht es Ihnen, die Personalverwaltung effizienter und zeitsparender zu gestalten.

Durch die automatische Synchronisation werden die Mitarbeiterdaten in Personio täglich mit dem Probonio-Arbeitgeberportal abgeglichen. Dies bedeutet, dass alle Änderungen, wie Neueinstellungen, Bearbeitungen oder Austritte, automatisch übernommen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten stets aktuell und konsistent sind.

Ein weiterer Vorteil der Integration ist die Möglichkeit, neue Mitarbeiter direkt zu Probonio einzuladen. Dies kann auf Wunsch automatisch erfolgen, sobald ein neuer Mitarbeiter in Personio angelegt wird. So sparen Sie wertvolle Zeit und reduzieren den administrativen Aufwand.

Die Integration zwischen Personio und Probonio lässt sich ganz unkompliziert vornehmen. Probonio ist im Personio Marketplace verfügbar, was bedeutet, dass die Verknüpfung in wenigen Schritten durchgeführt werden kann. Folgen Sie einfach den Anweisungen im Marketplace, um die Integration zu aktivieren und die Vorteile sofort zu nutzen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auch nachstehend hier im Beitrag.

 

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Integration

1. Melden Sie sich in Ihrem Personio-Konto an.

2. Navigieren Sie zum Reiter „Marketplace“ in der linken Menüleiste.

 

3. Suchen Sie nach „Probonio“ und wählen Sie die Integration aus.

4. Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster oben rechts auf „Verbinden“

5. Wählen Sie nun den Button „Neue Zugriffsdaten generieren“ aus.

Es werden nun verschiedene Codes angezeigt, die Kopiert werden können. 

6. Öffnen Sie nun in einem weiteren Tab das Arbeitgeber-Portal von Probonio (manager.probonio.de). Navigieren Sie dort zur Personio-Integration über die Unternehmens-Einstellungen.

7. Kopieren Sie nun in Personio die Client ID sowie den Client Secret aus Personio und fügen sie diese im jeweiligen Feld im Probonio Arbeitgeber-Portal ein. Bestätigen Sie den Vorgang mit „Verbinden“.

8. Der Erfolg des Vorgangs wird Ihnen durch den grünen Text „Integration aktiv“ angezeigt. Jetzt können Sie entscheiden, ob in Personio neu angelegte Mitarbeiter über die Schnittstelle auch immer direkt zu Probonio eingeladen werden sollen. Außerdem können Sie die erste Synchronisierung über den Button „Jetzt synchronisieren“ starten. Zukünftig passiert dies dann einmal täglich automatisch, Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit, über diesen Button manuell zu synchronisieren.

 

9. In Personio können Sie nun innerhalb der Integration die Zugriffsrechte verwalten, indem Sie das Dropdown-Menü „Attribute wählen“ öffnen und dort die Haken bei den Daten setzen, die synchronisiert werden sollen.

Folgende Attribute können gewählt werden: Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Personalnummer, Anstellungsart, Anstellungsdatum, Austrittsdatum, Geschlecht, Gesellschaft, Standort und Familienstand.

Die Integration ist nun abgeschlossen. Führen Sie an dieser Stelle gerne noch einmal eine manuelle Synchronisation durch, um zu überprüfen, ob alle Daten übertragen werden.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

 

FAQ zur Personio Integration

Wie oft werden die Daten synchronisiert?

Die Synchronisation erfolgt automatisch einmal täglich. Alternativ können Sie jederzeit eine manuelle Synchronisation über das Probonio-Arbeitgeberportal starten, indem Sie den Button „Jetzt synchroniseren“ in den Unternehmenseinstellungen unter Integration Personio wählen.

 

Welche Daten werden synchronisiert?

Die Integration unterstützt folgende Daten: Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Personalnummer, Anstellungsart, Anstellungsdatum, Austrittsdatum, Geschlecht, Gesellschaft, Standort und Familienstand.

Um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten übertragen werden, navigieren Sie in Personio über Marketplace-Verbunde Integrationen zu Probonio und öffnen das Dropdown-Menü „Attribute wählen“. Alle ausgewählten Punkte werden synchronisiert.  

 

Kann ich die Synchronisation individuell anpassen?

Ja, Sie können in den Einstellungen definieren, welche Datenfelder synchronisiert werden sollen.

Navigieren Sie dazu in Personio über Marketplace-Verbunde Integrationen zu Probonio und öffnen das Dropdown-Menü „Attribute wählen“. Alle ausgewählten Punkte werden synchronisiert.  

 

Was passiert mit den konfigurierten Benefits, wenn die Integration gelöscht wird?

Wenn Sie die Personio-Integration löschen bzw. die Verbindung trennen, hat dies keine Auswirkung auf die konfigurierten Benefits Ihrer Mitarbeitenden und diese bleiben unverändert bestehen.

Sie können die Integration jederzeit wieder neu einrichten - auch dies wirkt sich nicht auf die konfigurierten Benefits aus.

 

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis beendet und in Personio ein Austrittsdatum festgelegt wird?

Sofern von Ihnen konfiguriert, wird auch dies mit Probonio synchronisiert. Bei der nächsten Synchronisation wird nun der Mitarbeiter in Probonio mit dem Status „Ausscheidung geplant“ versehen. Es wird der Monat des Austrittsdatum als letzter Arbeitsmonat in Probonio hinterlegt.

Der Status "Ausscheidung geplant" beinhaltet, dass alle für den Mitarbeiter konfigurierten Benefits zum Ende des hinterlegten Monats deaktiviert werden. Außerdem ist es nicht möglich, weitere Benefits für den Mitarbeiter zu konfigurieren. 

Der Mitarbeiter erhält nach dem Erreichen des Austrittszeitpunkts in Probonio dann den Status "ausgeschieden" und kann auch nach Austritt noch auf die App zugreifen, um ggf. noch nicht verwendete Gutscheine aus vergangenen Monaten einzulösen, jedoch keine neuen Benefits auswählen/Belege einreichen. Möchten Sie dies nicht mehr zulassen, können Sie den Mitarbeiter dann löschen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier. Es empfiehlt sich, den Mitarbeiter vorab darüber zu informieren, dass eine Löschung beabsichtigt ist, damit der Mitarbeiter seine Gutscheine durch Download/Screenshots sichern kann. 

 

Was ist, wenn ich einen Austritt erst nachträglich in Personio eintrage?

In diesem Fall werden mit der nächsten Synchronisation alle Benefits soweit möglich deaktiviert und der Status des Mitarbeiters auf „Ausscheidung geplant“ hinterlegt. Eine Beendigung ist nicht rückwirkend möglich, daher wird die Ausscheidung zum Ende des aktuellen Monats wirksam.

Alternativ können Sie manuell in Probonio das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters, sofern noch kein Gutschein gewählt wurde (Sachbezug), sofort beenden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

 

Integration bei mehreren Gesellschaften 

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Gesellschaften hat und jede dieser Gesellschaften über einen eigenen Probonio-Account verfügt, aber alle Mitarbeiter in einem einzigen Personio-Account verwaltet werden, ist es wichtig, vor der Integration den Gesellschaftsfilter zu setzen.

Warum ist der Gesellschaftsfilter erforderlich?

Ohne diesen Filter würden alle Mitarbeiter aus Personio in alle Probonio-Gesellschaften übertragen. Das führt zu doppelten Einträgen und einem erheblichen manuellen Aufwand zur Bereinigung der Daten. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass der Gesellschaftsfilter vor der Einrichtung der Personio-Integration korrekt gesetzt ist.

 

Möglichkeiten zur Anwendung des Gesellschaftsfilters

Der Gesellschaftsfilter kann auf verschiedene Arten definiert werden:

1. Über die E-Mail-Domains der Mitarbeiter

Falls jede Gesellschaft über eine eigene E-Mail-Domain verfügt, kann der Filter so gesetzt werden, dass Mitarbeiter anhand ihrer E-Mail-Adresse der richtigen Gesellschaft zugeordnet werden.

 

2. Über den Gesellschaftsnamen in Personio

Falls keine unterschiedlichen Maildomains vorhanden sind, kann der Filter über den in Personio hinterlegten Gesellschaftsnamen gesetzt werden.

Damit der Filter korrekt greift, senden Sie uns die exakten Gesellschaftsnamen, wie sie in Personio geführt werden. Bitte kopieren Sie die Namen direkt aus Personio, um Tippfehler zu vermeiden.

 

So richten Sie den Gesellschaftsfilter ein

• Bevor Sie die Personio-Integration starten, senden Sie die relevanten Informationen (Maildomains oder Gesellschaftsnamen) an unser Support-Team oder Ihren Customer Success-Ansprechpartner.
• Wir hinterlegen die Filter entsprechend bei Probonio.
• Sobald die Filter gesetzt sind, können Sie die Personio-Integration gemäß der Anleitung in diesem Artikel durchführen.
• Die Mitarbeiter werden automatisch der richtigen Gesellschaft in Probonio zugeordnet.

 

3. Über den Probonio Filter

Wenn die oben genannten Wege nicht ausreichen, kann ein neues Custom Feld "Probonio Filter" in Personio angelegt werden. Für Mitarbeitende, die Probonio erhalten sollen, dieses Feld mit "ja", "yes" oder "true" befüllen (Groß- und Kleinschreibung ist egal). Nur Mitarbeitende mit diesem Eintrag werden dann von der Schnittstelle berücksichtigt. Für z.B. Kollegen und Kollegen in Elternzeit das Feld einfach mit "Nein" befüllen - so wird keine Sync durchgeführt.

Gehen Sie dazu in Ihren Personio-Account und folgenden Sie diesen Schritten, um zunächst ein neues Attribut "Probonio Filter" anzulegen:

 

 

 

 

Anschließend können Sie das Attribut gesammelt für mehrere Personen aktivieren und müssen den Haken bei "Ja" nicht einzeln setzen.

 

Wählen Sie dazu in Personio im Reiter “Unternehmen” die Mitarbeiter, die zu Probonio synchronisiert werden sollen, und klicken Sie dann auf “Profil bearbeiten”.

Für Mitarbeiter, die Probonio erhalten sollen, nun das Attribut “Probonio Filter” auswählen > Wert “Ja” > Wirksamkeitsdatum “Heute” einstellen. Danach über "Profile bearbeiten" abschließend bestätigen. Nur diese Mitarbeiter werden dann in Probonio übertragen. 

Wichtig: Bitte geben Sie uns (wenden Sie sich hierzu an ihre zuständige Person aus dem Customer Success oder support@probonio.de) auch in diesem Fall Bescheid, damit wir den Filter für Sie freischalten können.