Firmenfitness als Sachbezug

Firmenfitness und Gutscheine zählen zu den sogenannten Sachbezügen. Im Arbeitgeber-Portal wird das in der Anzeige und Verwaltung entsprechend angezeigt.

Seit dem 01.03.2025 ist Firmenfitness über Urban Sports Club direkt in die Sachbezüge integriert. Dadurch haben Mitarbeiter – sofern vom Arbeitgeber freigegeben – jeden Monat die Wahl zwischen einem Gutschein oder einer Fitnessmitgliedschaft bei Urban Sports Club.

Wichtig: Der freigegebene Betrag kann entweder für Urban Sports Club oder einen Händlergutschein genutzt werden. Eine anteilige Aufteilung ist systemseitig nicht möglich. 

Konfiguration von Firmenfitness über Urban Sports Club im Arbeitgeber-Portal 

1. Freischaltung

2. (De-)Aktivierung der Firmenfitness

Übersicht der Nutzung

Lohndatenexport

Urban Sports Club im Flexbudget

Weitere Informationen zu Urban Sports Club über Probonio

Steuerliche Informationen zu USC

Konfiguration von Firmenfitness über Urban Sports Club im Arbeitgeber-Portal 

1. Freischaltung

Wenn Sie Firmenfitness im Rahmen der Sachbezüge anbieten möchten und Ihnen das Modul noch nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder an unseren Support. Wir schalten Ihnen das entsprechende Modul gerne frei.

2. (De-)Aktivierung der Firmenfitness

Die Konfiguration erfolgt direkt im Benefit Sachbezug:

Navigieren Sie im Arbeitgeber-Portal zum Reiter Sachbezug und wählen Sie dort den Menüpunkt Mitarbeiter aus.  

Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus und klicken Sie dann oben rechts auf den Button Konfiguration für X Mitarbeiter ändern.

Navigieren Sie zu Optionen ändern. 

Aktivieren oder deaktivieren Sie Firmenfitness über den Schieberegler.

Firmenfitness ist nur für einen freigegebenen Sachbezugsbetrag von 25 Euro, 40 Euro oder 50 Euro verfügbar. Diese Beträge entsprechen den Bezuschussungsmodellen für die Firmenmitgliedschaft M bei Urban Sports Club.

Hinweis: Der Betrag des Flex Budgets/Sachbezugs kann für den laufenden Monat bei aktiver USC-Mitgliedschaft/bereits gewähltem Sachbezug nicht angepasst werden.

Übersicht der Nutzung

Im Arbeitgeber-Portal können Sie unter Sachbezug > Bestellungen > Firmenfitness einsehen, welche Mitarbeiter in welchem Monat den Urban Sports Club genutzt haben oder aktuell nutzen.

Lohndatenexport

Urban Sports Club wird nun auch in den Lohndatenexport integriert.

Wenn Firmenfitness aktiviert ist, muss im Lohndatenexport eine Lohnart für Firmenfitness hinterlegt werden.

Welche Lohnart hier für die Abrechnung verwendet wird, erfragen Sie bitte bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.

Urban Sports Club im Flex Budget

Wenn Sie das Flex Budget nutzen, funktioniert die Konfiguration grundsätzlich identisch. 

Beim Flex Budget wird automatisch das nächste verfügbare Bezuschussungsmodell im USC hinterlegt. Ein ggf. bestehender Restbetrag steht dann für die Nutzung weiterer Benefits (ausgenommen Gutscheine) zur Verfügung, sodass die gesetzlich vorgegebene Sachbezugsgrenze nicht überschritten wird. 

Beispiel: Flex Budget von 45 €

Der Mitarbeiter kann sich im Bezuschussungsmodell 40 € bei Urban Sports Club registrieren und hat noch 5 € zur Verfügung, die er für weitere Benefits verwenden kann.  

Weitere Informationen zu Urban Sports Club über Probonio

Ihre Mitarbeiter können sich nun bei USC registrieren. Dazu wählen sie in der Probonio-App den USC-Benefit und werden zur Registrierung auf die USC-Anmeldeseite weitergeleitet. Dort registrieren sie sich mit ihrer bei Probonio hinterlegten E-Mail-Adresse. Danach laden sie die Urban Sports Club App herunter, um das Sport- und Wellnessangebot zu nutzen, Kurse zu buchen und bei Sportpartnern vor Ort einzuchecken.

Probonio verwaltet die Registrierung und Mitgliedsverträge und synchronisiert die Nutzer in Ihr Arbeitgeber-Portal.

Sollten Ihre Mitarbeiter bereits eine private Mitgliedschaft bei Urban Sports Club nutzen und auf das Probonio x Urban Sports Club Angebot wechseln wollen, so muss diese Mitgliedschaft zunächst bis spätestens drei Tage vor Ende des Abrechnungszyklus beendet werden und eine neue Registrierung via Probonio erfolgen.

Weitere Informationen zu USC x Probonio

• Über Probonio bekommen Ihre Mitarbeiter die flexible M-Business Mitgliedschaft von Urban Sports Club. 
• Generell kann die Urban Sports Club Mitgliedschaft für alle Mitarbeiter eingesetzt werden. Geschäftspartner sind hierbei nicht inbegriffen.
• Mit Probonio können Ihre Mitarbeiter, falls von Ihnen gewünscht, jeden Monat flexibel entscheiden, ob sie die Mitgliedschaft bei USC, oder doch lieber die Gutscheinauswahl nutzen möchten. Die Abwicklung erfolgt dabei komplett über Probonio.
• Mit der Auswahl des Urban Sports Club Gutscheins durch Ihre Mitarbeiter über die Probonio-App wird eine verbindliche Entscheidung für dieses Benefit im jeweiligen Monat getroffen. Aus steuerrechtlichen und organisatorischen Gründen ist eine nachträgliche Änderung oder Rücknahme der Auswahl ausgeschlossen.

Bezuschussungsmöglichkeiten

Die Kosten für eine Mitgliedschaft bei Urban Sports Club betragen 50 € monatlich (M-Business Mitgliedschaft). Sie können jedoch flexibel aus den folgenden drei Bezuschussungsmöglichkeiten wählen, indem Sie für den Mitarbeiter den entsprechenden Sachbezugsbetrag freischalten.

• 50,00 € Arbeitgeber / 0,00 € Arbeitnehmer 
• 40,00 € Arbeitgeber / 9,90 € Arbeitnehmer
• 25,00 € Arbeitgeber / 24,90 € Arbeitnehmer 

Falls Sie nicht die vollen Kosten für die Mitgliedschaft übernehmen, wird der Differenzbetrag Ihren Mitarbeitern als Eigenanteil monatlich direkt über Urban Sports Club in Rechnung gestellt. Dafür haben diese im Anmeldeprozess die Möglichkeit, ihre bevorzugte Zahlungsart zu hinterlegen.

Was ist mit der Probonio x Urban Sports Club Mitgliedschaft möglich?

In der M-Business-Mitgliedschaft stehen Ihren Mitarbeitern folgende Leistungen zur Verfügung:

• Keine Anmeldegebühren
• Täglich ein Check-in bei Partnerstudios - darin enthalten 8 Check-ins pro Monat zu Live Online-Kursen
• Selbstverwaltung und Nutzung über die Urban Sports Club App
• Einfacher Online-Anmeldeprozess über den Probonio-Portalzugang
• Zugang zu mehr als 6.000 Sportpartnern in Deutschland
• Mehr als 50 Sport-, Freizeit- und Wellness-Aktivitäten
• Eine große Auswahl an Live Online-Kursen
• Mehr als 350 Stunden Verfügbarkeit von Video-on-Demand-Kursen
• Interaktive Masterclasses zu Themen rund um Gesundheit, Work-Life-Balance und Ernährung
• Flexible Kündigungsmöglichkeit

Steuerliche Informationen zu USC

• Firmenfitness fällt unter den Sachbezug, daher kann die Urban Sports Club Mitgliedschaft bis zu einem monatlichen Freibetrag von 50 € steuerfrei bezuschusst werden
• Weitere Informationen zum Sachbezug finden Sie hier
  • Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben
  • Lohnsteuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG
  • Regelung der Freigrenze pro Monat:8.1 Abs. 3 LStR/ § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG