Grundlegendes und Wissenswertes zum Sachbezug nach § 37b EStG

Konfiguration des Benefits

Aktivierung des Benefits

Deaktivierung des Benefits / Konfiguration ändern

Übersicht Sachzuwendung 37b 

Integration zur Lohnbuchhaltung

Rechtliche Grundlagen und Informationen

FAQ zum Sachbezug nach § 37b EStG

Grundlegendes und Wissenswertes zum Sachbezug nach § 37b EStG

Sachzuwendungen, wie z.B. Geschenke oder Einladungen zu besonderen Anlässen, können vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden, um Mitarbeitenden oder Geschäftspartnern steuerrechtlich einfach in der Handhabung eine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG stellt eine Möglichkeit dar, solche Zuwendungen mit einem festen Steuersatz von 30 % zu behandeln, ohne dass der Empfänger diese als geldwerten Vorteil versteuern muss.

Neben der Wertschätzung von Mitarbeitenden oder externen Geschäftspartnern trägt diese Regelung auch zur Pflege von Geschäftsbeziehungen und zur Förderung einer positiven Unternehmenskultur bei.

Konfiguration des Benefits

Aktivierung des Benefits

Im Arbeitgeber-Portal kann der Benefit "Sachzuwendung 37b" für Mitarbeitende aktiviert werden.

Gehen Sie dazu zu "Stammdaten" und wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus.

Danach können Sie oben rechts den “Benefit hinzufügen” und dort die “Sachzuwendung 37b” auswählen.

Ergänzen Sie in dem neuen Pop-Up-Fenster Ihre gewünschten Angaben und schließen Sie die Konfiguration durch Klick auf ”Erstellen” ab.

Tipp: Setzen Sie den Haken bei “Mitarbeiter auch per Mail informieren”, damit dieser auch eine Erinnerung erhält, einen Gutschein zu wählen, sollten die Push-Benachrichtigungen nicht aktiv sein.

Achtung: Der Gutschein muss im selben Kalenderjahr gewählt werden, sollte dies nicht passieren, wird am 31.12. gegen 17 Uhr UTC automatisch der hinterlegte Sicherheitsgutschein aktiviert. Sollte kein Sicherheitsgutschein hinterlegt sein, wird ein Rossmann Gutschein ausgestellt.

Sie können den Sachbezug § 37b EStG für mehrere Anlässe einstellen. Oben wird Ihnen immer mit angezeigt, bis zu welcher Summe noch Sachzuwendungen in diesem Jahr eingestellt werden können.

Deaktivierung des Benefits / Konfiguration ändern

Falls dieser Benefit versehentlich oder falsch eingestellt wurde oder der Mitarbeitende ihn doch nicht erhalten soll, können Sie ihn mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol löschen oder über das Stift-Symbol bearbeiten.

Übersicht Sachzuwendung 37b

Unter “Sachbezug” und “Sachzuwendung 37b” finden Sie eine Auflistung, was aktuell zugeflossen, oder auch für die Zukunft geplant ist. 

Integration zur Lohnbuchhaltung

Um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten, können Sie den Lohndaten-Export automatisiert einrichten.

Gehen Sie dazu bei "Sachbezug" (oder “Flex-Budget”) auf den Unterpunkt "Lohndaten-Export". Hier können Sie nun zunächst Ihr Lohnbuchhaltungssystem festlegen.

Wichtig: Für die Integration des Lohnbuchhaltungssystems benötigen Sie Infos wie die Lohnart. Erfragen Sie diese bei Ihrem Steuerbüro oder Ihrer Lohnabteilung.

Bis zu drei E-Mail-Adressen können für den monatlichen Versand hinterlegt werden.

Hinweis: Setzen Sie unbedingt den Haken bei “Mir die Lohndaten-Reports jeden Monat per E-Mail automatisch zuschicken", wenn Sie einen automatisierten Versand wünschen.

Sollte es zu einer steuerrechtlichen Prüfung kommen, können Sie jederzeit auf die CSV-Datei (Detailreport) zurückgreifen, um diesen vorzulegen.

Gehen Sie dazu auf "Sachbezug" und im Untermenü auf “Bestellungen”, klicken Sie rechts auf das Icon und wählen Sie den entsprechenden Zeitraum aus.

Rechtliche Grundlagen und Informationen

Lohnsteuer: Die pauschale Versteuerung von Sachzuwendungen an Mitarbeitende oder Dritte (z. B. Geschäftspartner) ist in § 37b EStG geregelt. Arbeitgeber können dabei anstelle einer individuellen Besteuerung beim Empfänger eine pauschale Einkommensteuer von 30 % übernehmen. Diese Regelung dient der Vereinfachung bei Geschenken, die zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden.

Sozialversicherung: Bei Anwendung des § 37b EStG und Übernahme der Pauschalsteuer durch den Arbeitgeber gilt die Zuwendung nicht als sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, da sie nicht dem individuellen Arbeitnehmerlohn zugeordnet wird, sondern einer eigenständigen pauschalen Versteuerung unterliegt. Es fallen daher keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Wichtig:

• Es muss sich um eine zusätzliche Zuwendung handeln – eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig
• Der Arbeitgeber muss die Zuwendung vollständig dokumentieren (Empfänger, Anlass, Art, Wert)

Grenzen und Pflichten:

• Maximal 10.000 € pro Empfänger und Kalenderjahr
• Bei Überschreitung entfällt die Pauschalierung für die gesamte Zuwendung
• Die Steuer wird durch den Arbeitgeber im Rahmen der Lohnsteueranmeldung abgeführt und kann nicht auf den Empfänger übertragen werden

Weitere Infos:

haufe.de – Die pauschale Lohnsteuer nach § 37b EStG

Hinweis: Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Eine verbindliche und rechtssichere steuerliche Einschätzung kann ausschließlich durch das zuständige Steuerbüro oder einen Steuerberater vorgenommen werden.

FAQ zum Sachbezug nach § 37b EStG

Was ist der Unterschied zwischen § 37b EStG und steuerfreien Sachbezügen (§ 8 Abs. 2 EStG)?

§ 37b EStG erlaubt die pauschale Versteuerung von Sachzuwendungen durch den Arbeitgeber (z. B. Geschenke, Einladungen), während § 8 Abs. 2 EStG steuerfreie Sachbezüge bis zu monatlich 50 € ermöglicht. Beide Regelungen sind nicht kombinierbar – eine Zuwendung darf nur einer Regelung zugeordnet werden.

Wer kann Zuwendungen nach § 37b EStG erhalten?

Sowohl 

• Arbeitnehmende als auch
• geschäftliche Dritte (z. B. Kunden, Geschäftspartner, freie Mitarbeitende). 

Für jede Empfängergruppe ist die Anwendung gesondert zu entscheiden und einheitlich umzusetzen.

Welche Zuwendungen fallen unter § 37b EStG?

Beispiele:

• Gutscheine oder Sachgeschenke über 50 €
• Einladungen zu Veranstaltungen (z. B. Konzerte, Sportevents)
• Incentives oder Prämienreisen
• Werbegeschenke mit höherem Wert

Wie hoch darf die Zuwendung maximal sein?

Die Pauschalierung nach § 37b EStG ist nur zulässig, wenn der Gesamtwert aller Zuwendungen pro Empfänger und Kalenderjahr 10.000 € (brutto inkl. Steuer) nicht übersteigt.

Was passiert, wenn die 10.000 €-Grenze überschritten wird?

Dann entfällt die Pauschalierung für die gesamte Zuwendung. Der geldwerte Vorteil muss individuell versteuert werden – beim Arbeitnehmer über die Lohnabrechnung, bei Dritten ggf. im Rahmen der Einkommensteuer.

Muss die Pauschalsteuer vom Empfänger getragen werden?

Nein. Die pauschale Einkommensteuer (30 % zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer) ist vollständig vom Arbeitgeber zu übernehmen und wird über die Lohnsteueranmeldung abgeführt.

Wie wird die Anwendung dokumentiert?

Für jede Zuwendung müssen mindestens folgende Angaben erfasst werden:

• Name des Empfängers
• Anlass der Zuwendung
• Art und Wert der Sachzuwendung
• Datum der Übergabe

Diese Angaben dienen auch dem Nachweis gegenüber dem Finanzamt.