Firmenfitness als Sachbezug

Firmenfitness und Gutscheine zählen zu den sogenannten Sachbezügen. Im Arbeitgeber-Portal wird das in der Anzeige und Verwaltung entsprechend angezeigt.

Seit Juni 2026 kann Firmenfitness über Wellpass direkt als Sachbezug genutzt werden. Dadurch haben Mitarbeiter – sofern vom Arbeitgeber freigegeben – jeden Monat die Wahl zwischen einem Gutschein oder einer Fitnessmitgliedschaft bei Wellpass.

Wichtig: Der freigegebene Betrag kann entweder für Wellpass oder einen Händlergutschein genutzt werden. Eine anteilige Aufteilung ist systemseitig nicht möglich. 

Einrichtung von Wellpass für Unternehmen OHNE bestehendes Wellpass-Konto

Einrichtung von Wellpass für Unternehmen MIT bestehendem Wellpass-Konto

Übersicht der Nutzung

Lohndatenexport

EGYM Wellpass im Flex Budget

Weitere Informationen zu EGYM Wellpass x Probonio

Abrechnung

Einrichtung von Wellpass für Unternehmen OHNE bestehendes Wellpass-Konto

Aktivierung

Möchten Sie Firmenfitness als Sachbezug anbieten, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner oder unseren Support. Wir schalten den Benefit für Sie frei und benachrichtigen Sie anschließend.

Öffnen Sie im Anschluss im Arbeitgeber-Portal den Benefit Firmenfitness und klicken Sie auf Jetzt mehr erfahren:

Klicken Sie auf Jetzt anfragen, um direkt zu Wellpass weitergeleitet zu werden:

Wählen Sie Ich möchte Wellpass in meiner Firma einführen, füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab:

Nachdem Ihre Anfrage bearbeitet wurde und Sie einen Vertrag mit Wellpass direkt abgeschlossen haben, werden Ihre Unternehmensdaten mit Probonio verknüpft und die Einrichtung abgeschlossen - dies kann einige Tage in Anspruch nehmen.

Sobald diese Schritte erfolgreich durchgeführt wurden, sehen Sie im Arbeitgeber-Portal, dass die Einrichtung abgeschlossen ist:

Zuweisung des Benefits

Nach der Einrichtung erhalten Sie von unserem Support eine Aufforderung, Ihren Mitarbeitern die Benefits zuzuweisen. Die Konfiguration erfolgt direkt im Benefit Firmenfitness.

Klicken Sie hierfür auf den Button Mitarbeiter verwalten:

Wählen Sie hier den Mitarbeiter aus und konfigurieren Sie den Benefit:

Aktivieren Sie Firmenfitness mit dem Schieberegler und geben Sie Startdatum und Betrag ein. 

EGYM Wellpass ist nur zum vereinbarten Betrag verfügbar.

Nachdem interne Prüfungen durchgeführt wurden, kann sich Ihr Mitarbeiter in der Probonio-App bei Firmenfitness registrieren.

Einrichtung von Wellpass für Unternehmen MIT bestehendem Wellpass-Konto

Aktivierung

Wenn Sie bereits Kunde bei EGYM Wellpass sind und die Nutzung über Probonio starten möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner oder unseren Support. Wir schalten den Benefit für Sie frei und benachrichtigen Sie anschließend.

Öffnen Sie im Anschluss im Arbeitgeber-Portal den Benefit Firmenfitness und klicken Sie auf Wellpass-Formular öffnen:

Wählen Sie Wir sind bereits Kunde bei EGYM Wellpass. und füllen Sie das Formular mit Ihren Unternehmensdaten aus. 

-> Nach Absenden des Formulars werden Ihre Unternehmensdaten automatisch verarbeitet und für die Einrichtung vorbereitet. EGYM Wellpass kontaktiert Sie anschließend zur Vereinbarung der Migration.

Verknüpfung der Mitgliedschaften 

Melden Sie sich nun im Wellpass-Portal https://app.egym-wellpass.com/login an und exportieren Sie die Mitarbeiterübersicht als CSV-Datei über Übersicht als CSV exportieren: 

Wichtig: Ergänzen Sie in der Tabelle zwei Spalten ganz hinten mit Wellpass Mail und Probonio Mail und tragen Sie Ihre Mitarbeiterdaten ein. So sollte es aussehen: 

Nachdem Sie die Daten ergänzt haben, speichern Sie die Datei ab:

Bitte kehren Sie zum Arbeitgeber-Portal von Probonio zurück, wählen Sie den Reiter Firmenfitness und laden Sie die Datei unter CSV importieren hoch:

Laden Sie die bearbeitete CSV-Datei im Arbeitgeber-Portal hoch: 

Gehen Sie anschließend auf Ergebnisse prüfen (hier haben Sie nun auch die Möglichkeit, andere Benefits für Ihre Mitarbeiter freizuschalten), dann Jetzt verknüpfen und Schließen:

Sofern Sie alles erledigt haben, können Sie nun die Synchronisation starten: 

WICHTIG: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Nach erfolgreicher Synchronisation wird das Benefit Firmenfitness automatisch den verknüpften Mitarbeitern zugewiesen. Ihre Mitarbeiter sehen den Benefit anschließend in der App mit dem Status wird eingerichtet.

Übersicht der Nutzung

Im Arbeitgeber-Portal können Sie unter Sachbezug > Bestellungen > Firmenfitness einsehen, welche Mitarbeiter in welchem Monat Wellpass genutzt haben oder aktuell nutzen.

Lohndatenexport

EGYM Wellpass wird auch in den Lohndatenexport integriert. Wenn Firmenfitness aktiviert ist, muss im Lohndatenexport eine Lohnart für Firmenfitness hinterlegt werden.

Welche Lohnart hier für die Abrechnung verwendet wird, erfragen Sie bitte bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.

EGYM Wellpass im Flex Budget

Wenn Sie das Flex Budget nutzen, funktioniert die Konfiguration grundsätzlich identisch. 

Beim Flex Budget wird automatisch das mit Wellpass vereinbarte Bezuschussungsmodell hinterlegt, ein ggf. bestehender Restbetrag steht dann für die Nutzung weiterer Benefits (ausgenommen Gutscheine) zur Verfügung, sodass die gesetzlich vorgegebene Sachbezugsgrenze nicht überschritten wird. 

Beispiel: Flex Budget von 45 €

Der Mitarbeiter kann sich im Bezuschussungsmodell 30 € bei Wellpass registrieren und hat noch 15 € zur Verfügung, die er für weitere Benefits verwenden kann.  

Weitere Informationen zu EGYM Wellpass x Probonio

• Über Probonio wird der mit Wellpass vereinbarte Betrag als monatliches Budget für alle Mitarbeiter hinterlegt und gilt auch als Sachbezug.
• Mit Probonio können Ihre Mitarbeiter flexibel (sofern von Ihnen hinterlegt) zwischen einer Wellpass-Mitgliedschaft oder Gutscheinen wählen, sofern die Fristen eingehalten werden. Die Abwicklung erfolgt komplett über Probonio.
• Mit der Auswahl der Firmenfitness durch Ihre Mitarbeiter über die Probonio-App wird eine verbindliche Entscheidung für diesen Benefit im folgenden Monat getroffen. Aus steuerrechtlichen und organisatorischen Gründen ist eine nachträgliche Änderung oder Rücknahme der Auswahl ausgeschlossen.
• Hat ein Mitarbeiter im laufenden Monat bereits einen Gutschein gewählt oder die Sachbezugskarte aktiviert, kann Wellpass diesen Monat nicht mehr zugewiesen werden und die bestehende Mitgliedschaft wird deaktiviert. Ab dem nächsten Monat muss sich der Mitarbeiter erneut bei Wellpass anmelden, der Vertrag selbst ist NICHT gekündigt.

Abrechnung

Die Verhandlung und Abrechnung der Gebühren vereinbaren Sie direkt mit Wellpass, die Servicegebühren werden hingegen über Probonio abgerechnet.