Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen. Wie gehe ich vor und wie kann er weiterhin auf seine bisherigen Gutscheine zugreifen?
Wie wird sichergestellt, dass die Lösung von Probonio für den steuerfreien Sachbezug rechtskonform ist?
Ein Mitarbeiter wählt keinen Gutschein aus. Was passiert mit meinem aufgeladenen Budget?

Ich möchte bestimmte Gutschein-Anbieter ausschließen. Wie kann ich das tun? 

Ab wann können meine Mitarbeiter Gutscheine in der App nutzen?

Wie stelle ich sicher, dass immer genügend Guthaben vorhanden ist?

Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen. Wie gehe ich vor und wie kann er weiterhin auf seine bisherigen Gutscheine zugreifen?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gibt es einige Schritte zu beachten, um sicherzustellen, dass dieser weiterhin auf seine bisherigen Gutscheine zugreifen kann.
Verwenden Sie zunächst am besten den Arbeitsverhältnis beenden-Button. Durch diesen Schritt wird der weitere Benefit-Zufluss zum gewählten Beendigungsdatum deaktiviert, aber der Mitarbeiter kann sich weiterhin in die Mitarbeiter-App einloggen und bereits erhaltene Gutscheine nutzen. Falls geplant ist, den Mitarbeiter zusätzlich aus dem Portal zu löschen, informieren Sie diesen rechtzeitig. Der Mitarbeiter sollte seine Gutschein-PDFs sichern oder Screenshots der erhaltenen Gutscheine anfertigen, da diese auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen weiterhin gültig bleiben. Setzen Sie eine angemessene Frist zur Sicherung der Gutscheine, bevor der Mitarbeiter endgültig aus dem Portal gelöscht wird. Eine typische Frist könnte zwei Wochen betragen. Nach Ablauf dieser Frist können Sie die Löschen-Funktion verwenden, um die Mitarbeiterdaten unwiderruflich zu löschen - einschließlich aller alten Gutscheine.

Wie wird sichergestellt, dass die Lösung von Probonio für den steuerfreien Sachbezug rechtskonform ist?

Seit dem 01.01.2020 gelten für den Sachbezug strenge Einschränkungen, von denen insbesondere Sachbezugskarten stark betroffen sind (hier sind z.B. keine Online-Zahlungen mehr erlaubt). Die digitale Gutscheinlösung von Probonio ist jedoch weiterhin rechtskonform.

So stellen wir kontinuierlich die Rechtskonformität unserer Lösung sicher:

Entwicklung in Zusammenarbeit mit Steuerexperten
Probonio wurde zusammen mit Steuerexperten, sowie Fachanwälten für Arbeits-und Sozialversicherungsrecht entwickelt und erfüllt somit alle rechtlichen Voraussetzungen, wie z.B. das Zusätzlichkeitserfordernis und die Einhaltung der Sachbezugsgrenzen.

Bestätigung durch das Bundesministerium für Finanzen
Das Bundesministerium für Finanzen bestätigt im neuesten Schreiben vom 15. März 2022 erneut das Vorgehen von Probonio. Das komplette Schreiben finden Sie im PDF des Bundesfinanzministeriums.

Bestätigung durch Finanzämter
Die Sachbezugslösung von Probonio wurde deutschlandweit von zahlreichen Finanzämtern geprüft und bestätigt. Wenn Sie dennoch eine eigene Bestätigung wünschen, helfen wir Ihnen gerne eine Anrufungsauskunft bei Ihrem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt zu stellen.

Regelmäßige Prüfung aller Gutscheine durch Steuerexperten und Finanzämter
Die über Probonio verfügbaren Händlergutscheine werden regelmäßig durch unsere Steuerexperten überprüft und durch Finanzämter bestätigt. Dabei werden die Gutscheine z.B. auf die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) überprüft (z.B. Einschränkung der Marketplace-Regelung, Ausschluss der Auszahlung des Guthabens etc.).

Ein Mitarbeiter wählt keinen Gutschein aus. Was passiert mit meinem aufgeladenen Budget?

Wenn ein Mitarbeiter keinen Gutschein ausgewählt und auch kein Sicherheitsgutschein von ihm oder Ihnen als Arbeitgeber hinterlegt wurde, verfällt die Möglichkeit der Auswahl eines Gutscheins für den Mitarbeiter. Ihnen bleibt das nicht genutzte Budget erhalten und wird entsprechend bei der übernächsten Budgetaufladung verrechnet.

Ich möchte bestimmte Gutschein-Anbieter ausschließen. Wie kann ich das tun? 

Wenn Sie bestimmte Gutschein-Anbieter ausschließen wollen, kommen Sie gerne auf unseren Support oder Ihren persönlichen Ansprechpartner zu. Wir nehmen dann sehr gerne die Einstellungen vor, damit diese Anbieter nicht mehr zur Auswahl stehen. 

Ab wann können meine Mitarbeiter Gutscheine in der App nutzen?

Sobald ausreichend Guthaben im Arbeitgeber-Portal vorhanden ist, können Mitarbeiter ihre Gutscheine in der App auswählen und nutzen. Das Guthaben wird im Arbeitgeber-Portal unter Sachbezug > Bestellungen > Guthaben angezeigt.

Wie stelle ich sicher, dass immer genügend Guthaben vorhanden ist?

Probonio sorgt mithilfe der automatischen Auswahl (standardmäßig aktiviert) dafür, dass stets genügend Guthaben vorhanden ist. Sobald Sie den Bonus in Probonio eingetragen haben, wird innerhalb von 24 Stunden eine Rechnung erstellt. Der Lastschrifteinzug erfolgt in der Regel innerhalb von 3-4 Bankarbeitstagen. Sobald das Geld bei uns eingegangen ist, verbuchen wir es in der Regel noch am gleichen Tag, und das Guthaben steht zur Verfügung.

Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir, die Konfigurationen möglichst im Vormonat vorzunehmen. Auf diese Weise wird die Rechnung für den Folgemonat um den 20. herum erstellt, und der Einzug kann problemlos erfolgen, sodass am 1. des gewünschten Monats direkt ausreichend Guthaben zur Verfügung steht. Bei kurzfristigen Konfigurationen kann es jedoch zu kleinen Verzögerungen kommen.