Mit der Sachbezugskarte (ab 25 MA möglich) können Sie Ihren Mitarbeitern ganz einfach steuerfreie Sachbezüge gewähren – digital, flexibel und sicher über unseren Partner PayCenter. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Karte einrichten, Guthaben aufladen und Ihre Mitarbeiter verwalten.

• Ablauf
• Bestellung der Sachbezugskarten

• Aufladung der Sachbezugskarten

   

Ablauf

Wie läuft der Prozess ab?

1. Sie erhalten die Vertragsunterlagen (Firmenvereinbarung) von Ihrem Inside Sales Manager.
2. Sie füllen die Firmenvereinbarung aus, unterschreiben sie und senden sie inklusive Ihres Firmenlogos an uns zurück.
3. PayCenter prüft Ihre Angaben (KYC-Prozess).
4. Nach erfolgreicher Legitimation wird Ihr Sammelkonto angelegt und das Design der Sachbezugskarten erstellt.
5. Sie können die Sachbezugskarten für Ihre Mitarbeiter im Probonio-Portal bestellen.
6. Sie laden die Sachbezugskarten mit einem monatlichen Budget auf.

Bestellung der Sachbezugskarten

Sofern noch nicht geschehen, legen Sie in Ihrem Probonio-Portal die Mitarbeiter an, die eine Sachbezugskarte erhalten sollen.

Ergänzen Sie Adressen, Geburtsdaten und Personalnummern der Mitarbeiter.

Gehen Sie zu Sachbezug > Sachbezugskarte und klicken Sie auf Karte bestellen.

Setzen Sie dann den Haken bei den Mitarbeitern, für die Sie Sachbezugskarten bestellen möchten.

Wählen Sie aus, ob die Sachbezugskarte an die Firmenadresse oder an die Adresse des Mitarbeiters geschickt werden soll.

Schließen Sie die Bestellung ab.

Nach der Bestellung haben die Sachbezugskarten den Status "angelegt".

Innerhalb von 1-2 Werktagen werden die bestellten Sachbezugskarten aktiviert und die physischen Karten werden an die zuvor ausgewählte Adresse versendet.

Unter Sachbezug > Sachbezugskarte können Sie den Status der Sachbezugskarten jederzeit einsehen.

Aufladung der Sachbezugskarten

Sobald die Sachbezugskarten aktiviert sind, können Sie den Sachbezug für die jeweiligen Mitarbeiter einstellen. 

Unter Sachbezug > Mitarbeiter können Sie die entsprechenden Mitarbeiter auswählen und festlegen, welche Optionen diese für den Sachbezug haben sollen. 

Sollen Ihre Mitarbeiter zwischen Gutscheinen und Sachbezugskarte wählen können, können Sie beide Optionen aktiviert lassen.

Möchten Sie, dass der Betrag monatlich auf die Sachbezugskarte fließt und kein Gutschein zur Auswahl steht, deaktivieren Sie die Gutscheine und lassen nur die Sachbezugskarte aktiviert.

Bezahlung des benötigten Sachbezugbudgets

Jeweils am 25./26. des Monats erhalten Sie automatisch einen Zahlungshinweis, mit dem für den nächsten Monat benötigten Gesamtbetrag. Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag dann auf Ihr Sammelkonto bei PayCenter:

Empfänger: Ihre Firma
IBAN: Falls Ihnen diese nicht vorliegt, melden Sie sich gerne bei uns.
Verwendungszweck: Aufladung [Monat] Jahr

Am 1. des Folgemonats (Werktag) wird das Guthaben automatisch auf die einzelnen Sachbezugskarten verteilt und steht Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

Wenn Sie im laufenden Monat (vor dem 25. des Monats) einen Sachbezug für den aktuellen Monat einstellen,  bekommen Sie den Zahlungshinweis am nächsten Tag und erfahren damit, wieviel Geld Sie auf Ihr Sammelkonto beim Paycenter überweisen müssen, damit die Verteilung im laufenden Monat noch stattfinden kann. 

Unter Sachbezug > Bestellungen > Kreditkarten können Sie sehen, welche Sachbezüge bereits auf die Sachbezugskarten geflossen sind.