Themen dieser Seite

• Grundlegendes zum Flex-Budget
• Aktivierung des Flex-Budgets
• Benefit pausieren 
• Verwaltung von Einstellungen für einzelne Benefits
• Lohndaten-Export

  • Automatischer Versand des Lohndaten-Reports

  • Lohndaten-Export manuell generieren

Grundlegendes zum Flex-Budget

Das Flex-Budget sorgt für die maximale Flexibilität und Zufriedenheit für Ihre Mitarbeitenden. Bei diesem wird ein Gesamtbudget freigegeben, dass Mitarbeitende ganz individuell für die Benefits ihrer Wahl nutzen können. Folgende Benefits können dem Mitarbeitenden dabei zur Verfügung gestellt werden:

• Sachbezug
• Firmenfitness
• Essenszuschuss
• Mobilität
• Internetpauschale
• Erholungsbeihilfe
• Kitazuschuss

Innerhalb des Gesamtbudgets werden einzelne gesetzliche bzw. steuerfreie Budgetgrenzen ebenfalls berücksichtigt und können demnach nicht überschritten werden. Die einzelnen Bedingungen und Begrenzung finden Sie unter dem jeweiligen verlinkten Benefithandbuch.

Aktivierung des Flex-Budgets

Das Flex-Budget kann für einzelne, oder alle Mitarbeitenden gesammelt eingestellt werden. Gehen Sie dazu auf “Flex-Budget” > “Benefit inaktiv” > setzen Sie den Haken bei den gewünschten Personen > Button “Jetzt für 2 Mitarbeiter konfigurieren”.

In der Konfiguration befinden sich bereits alle für einzelne Benefits relevanten Einstellungsoptionen. Diese betreffen den Essenszuschuss sowie die Mobilität, dazu siehe Handbücher dieser Benefits. Beim monatlichen Budget wird das Gesamtbudget angegeben, wobei 500€ eine technische Grenze darstellen. Wie bei den einzelnen Benefits können nun sowohl Start- und, optional, ein Enddatum angegeben werden. Sobald die Einstellungen Ihren Wünschen entsprechen, können Sie nun die Konfiguration hinzufügen, indem Sie auf den Button “Aktivieren” gehen.

Benefit pausieren 

Sie haben auch die Möglichkeiten einen Benefit für einen bestimmten Zeitraum zu pausieren. 

Gehen Sie dazu unter den entsprechenden Benefit - Mitarbeiter und in die Spalte "Benefit aktiv". Dort wählen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden aus und klicken oben rechts aus "Konfiguration für x Mitarbeiter ändern" 

Danach öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter "Benefit pausieren" und geben Sie dort den gewünschten Zeitraum ein, in dem der Benefit nicht aktiviert sein soll. 

Sie haben auch die Möglichkeit diese Einstellung direkt im Mitarbeiter Profil abzuändern. 

Gehen Sie dazu unter Stammdaten und wählen Sie dort den entsprechenden Mitarbeitenden aus. 

Klicken Sie bei dem Benefit, welchen Sie vorübergehend pausieren wollen, rechts auf das kleine Stopp Zeichen. 

Nun öffnet sich wieder ein neues Fenster, in dem der gewünschte Pausierungs-Zeitraum eingetragen werden kann. 

Wenn Sie Ihre Einstellungen dann mit speichern übernommen haben, können Sie unter dem Mitarbeiterprofil sehen, dass der Benefit nur noch bis zu einem bestimmten Zeitraum aktiv ist und dann wieder ab dem von Ihnen gewünschten Monat neu aufgelistet wird. 

Verwaltung von Einstellungen für einzelne Benefits

Die Einstellungen der einzelnen Benefits unter dem Flex-Budget werden ebenfalls an einer Stelle des Menüs vereint. Hierbei werden alle Benefits, die auf dem Erstattungsprinzip basieren (Essenszuschuss/Mobilität/Erholungsbeihilfe), zusammengefasst. Die Einstellungen zu den Gutscheinen und Aufmerksamkeiten sind gesondert zu betrachten. Hinweise zu den Einstellungsmöglichkeiten der einzelnen Benefits entnehmen Sie wieder dem jeweiligen Handbuch.

Innerhalb des Flex-Budgets können Benefits frei gewählt werden. Eine Unterscheidung der Aktivierung für einzelne Mitarbeitenden ist allerdings nicht möglich. Das Gesamtbudget kann natürlich in Einzelkonfiguration angepasst werden.

Lohndaten-Export

Der Lohndaten-Export wird ebenfalls an einer Stelle im Menü vereint. Unter Lohndaten-Export können Sie den Export sowohl für einzelne Benefits und einzelne Zeiträume manuell generieren, als auch einen automatischen Versand für den Lohndaten-Export einstellen. 

Automatischer Versand des Lohndaten-Reports:

Im Reiter Lohndaten-Export können Sie das von Ihnen oder Ihrem Steuerbüro verwendete Lohnbuchhaltungssystem hinterlegen

Unter Automatischer Versand können Sie den automatischen Versand des Lohndaten-Reports und des Detailreports für bis zu drei E-Mail-Adressen konfigurieren.

Hinterlegen Sie hier die verschiedenen Lohnarten (die Lohnarten erfragen Sie am Besten bei Ihrem Steuerbüro):

Lohndaten-Export manuell generieren:

Hier können Sie den Export für einzelne Benefits und einzelne Zeiträume manuell generieren.